Firmy będą musiały dokładniej sprawdzać kontrahentów

Polskie firmy muszą przygotować się na trudniejszą ocenę ryzyka przy rozliczeniach z kontrahentami. Prezydent Karol Nawrocki podpisał 25 września ustawę, która rozszerza solidarną odpowiedzialność nabywcy za VAT niezapłacony przez sprzedawcę, a jednocześnie w praktyce zmniejsza zakres publicznie dostępnych informacji o kontrahentach.

Od teraz większe znaczenie będzie mieć nie tylko sama płatność, ale także to, czy przedsiębiorca zdoła później wykazać należytą staranność.

Więcej usług pod lupą fiskusa

Dotąd mechanizm solidarniej odpowiedzialności kojarzył się przede wszystkim z towarami uznawanymi za szczególnie podatne na oszustwa VAT. Od 2013 r. działał właśnie w takim układzie, a od 2019 r. towary objęte tym rozwiązaniem zostały powiązane z obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Nowelizacja poszerza ten katalog. Do systemu wchodzą teraz wybrane usługi niematerialne, w tym usługi związane z oprogramowaniem, rachunkowo-księgowe, doradztwo związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i zarządzaniem, a także reklama, badanie rynku oraz usługi związane z zatrudnieniem. Wszystkie zostały wpisane do nowego załącznika nr 16 do ustawy o podatku od towarów i usług.

Przepisy obejmą transakcje, w których wartość brutto pojedynczej faktury przekroczy 15 tys. zł. Drugi próg dotyczy sytuacji, gdy usługi z tego katalogu kupowane od jednego kontrahenta w jednym miesiącu przekroczą 50 tys. zł netto. Wtedy nawet mniejsze faktury mogą mieć znaczenie dla odpowiedzialności nabywcy.

Najpierw sprawdzisz, potem bronisz decyzji

Sam zakup usługi nie oznacza jeszcze automatycznej odpowiedzialności za cudzy VAT. Kluczowe pozostaje to, czy nabywca wiedział albo miał uzasadnione podstawy, by przypuszczać, że kontrahent nie odprowadzi podatku należnego od transakcji.

W praktyce może to oznaczać więcej dokumentowania i więcej pytań zadawanych przed podpisaniem umowy. Tomasz Piotrowski, doradca podatkowy i starszy menedżer w Zespole ds. Podatków Pośrednich w KPMG w Polsce, zwraca uwagę, że organy podatkowe nierzadko oczekują od przedsiębiorców więcej, niż ci byli w stanie zrobić w chwili zawierania transakcji. – Organy podatkowe wykorzystują też informacje zdobyte podczas kontroli tak, jakby były one dostępne przedsiębiorcy – wskazuje ekspert.

Jego zdaniem uczciwy podatnik może znaleźć się w trudnej sytuacji właśnie dlatego, że prowadzi realny biznes i odpowiada na wezwania urzędów. To tworzy paradoks: od przedsiębiorcy wymaga się wcześniejszego rozpoznania ryzyka, które fiskus często widzi dopiero po przeanalizowaniu całego łańcucha dostaw i usług.

Co można sprawdzić, a co nie jest już oczywiste

Przedsiębiorcy mają do dyspozycji kilka podstawowych źródeł informacji: KRS, CEIDG, REGON oraz Białą Listę podatników VAT. Mogą też korzystać z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), który pozwala lepiej ocenić, kto stoi za firmą.

Tomasz Piotrowski podkreśla, że CRBR nie jest najważniejszym narzędziem przy ocenie kontrahenta na potrzeby VAT, ale publiczny dostęp do rejestru miał wartość praktyczną. – Dopóki rejestr jest publicznie dostępny, sprawdzanie w nim kontrahenta w ramach należytej staranności dla celów rozliczenia VAT ma sens. Po pierwsze pozwala upewnić się, że kontrahent wykonał obowiązek zgłoszenia do rejestru, a po drugie faktycznie może dawać większą wiedzę o tym, z kim handlujemy – tłumaczy.

Tu pojawia się kolejny problem dla biznesu: równolegle ograniczany jest dostęp do CRBR. Rząd przyjął 22 września projekt, który odbiera powszechny dostęp do danych o beneficjentach rzeczywistych i uzależnia go dla innych osób od wykazania uzasadnionego interesu. Nowe zasady mają obowiązywać zasadniczo od 1 stycznia 2027 r.

Usługa może wyglądać czysto, a ryzyko i tak zostaje

Największe zagrożenie kryje się w tzw. słupach i podmiotach podstawionych. Firma może formalnie wyglądać poprawnie: być zarejestrowana, widnieć jako czynny podatnik VAT, mieć rachunek na Białej Liście i wskazanego beneficjenta rzeczywistego. Mimo to może być elementem schematu, w którym VAT nie zostanie zapłacony.

Jak wskazuje Tomasz Piotrowski, oszuści często korzystają z takich konstrukcji, przez co nieuczciwy kontrahent na papierze prezentuje się wiarygodnie, a prawdziwe powiązania pozostają ukryte. Przedsiębiorca nie ma jednak takich narzędzi jak Krajowa Administracja Skarbowa, która może analizować dane wielu podmiotów i całych łańcuchów transakcji.

Dlatego coraz ważniejsze staje się nie tylko to, czy kontrahent został sprawdzony, lecz także czy sposób sprawdzenia będzie dało się obronić po latach. W sporze z fiskusem znaczenie mogą mieć pytania o historię działalności, zgodność ceny z rynkiem, faktyczne wykonanie usługi i kompletność dokumentów potwierdzających jej realizację.

Split payment nadal daje ochronę

W toku prac nad ustawą ważną poprawkę wprowadził Senat, a Sejm 4 września ją przyjął. Chodzi o zabezpieczenie przedsiębiorców kupujących nowe usługi objęte regulacją, jeśli zapłacą za nie w mechanizmie podzielonej płatności.

To istotne, bo pierwotnie projekt zakładał ograniczenie ochrony wynikającej z MPP w niektórych sytuacjach. Ostatecznie mechanizm podzielonej płatności pozostaje więc istotnym narzędziem ograniczania ryzyka, choć nie zwalnia z obowiązku sprawdzania kontrahenta.

Katarzyna Rupp, doradca podatkowy i associate partner w PKF Polska, już na etapie prac nad projektem zwracała uwagę, że rozszerzenie odpowiedzialności na usługi niematerialne będzie wymagało od firm jeszcze dokładniejszego dokumentowania weryfikacji. Jak wskazywała, treść dodawanego przepisu jest nieostra i może rodzić pytania oraz pole do manipulacji.

To właśnie przy usługach problem jest najbardziej widoczny. W odróżnieniu od towarów trudniej jednoznacznie opisać, co zostało kupione, kto konkretnie wykonał usługę i czy wszystko odbyło się zgodnie z warunkami rynkowymi.

Państwo chce w ten sposób uszczelnić VAT i ograniczyć wyłudzenia oparte na pustych fakturach. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak wyższe koszty ostrożności, więcej formalności i większe znaczenie dokumentów, które dziś będą musieli tworzyć nie tylko na potrzeby własnego bezpieczeństwa, ale też ewentualnej przyszłej kontroli.

W praktyce pytanie, które trzeba będzie sobie stawiać przed przelewem, brzmi teraz nie tylko: czy warto zaufać kontrahentowi? Coraz częściej także: czy za kilka lat da się wykazać, że zaufanie było uzasadnione?