Usługi IT, księgowe i reklamowe pod lupą VAT. Nowe zasady od 1 stycznia 2027 r.

Nowy obowiązek od 1 stycznia 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. w polskim VAT zacznie działać rozwiązanie, które dotąd kojarzyło się przede wszystkim z handlem towarami wrażliwymi. Solidarna odpowiedzialność obejmie także część usług profesjonalnych. Jeśli firma kupi m.in. usługi informatyczne, księgowe, doradcze, reklamowe albo rekrutacyjne, może zostać wezwana do zapłaty VAT, którego nie rozliczył dostawca. Ustawa została już podpisana przez Prezydenta 25 września 2026 r. i ogłoszona 29 września 2026 r. w Dzienniku Ustaw (poz. 1270).

Nowe przepisy nie wchodzą od razu w życie dla wszystkich faktur. Zastosowanie będą miały do usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od 1 stycznia 2027 r. W praktyce znaczenie ma więc moment wykonania usługi, zakończenia okresu rozliczeniowego, zapłaty zaliczki albo wystawienia faktury przy stałej obsłudze biurowej.

Jakie usługi obejmie załącznik nr 16

Ustawodawca nie poszedł drogą objęcia tym mechanizmem wszystkich usług. Powstał osobny załącznik nr 16 do ustawy o VAT, a w nim 12 grup usług oznaczonych według PKWiU. Na liście znalazły się między innymi usługi związane z oprogramowaniem, doradztwem w zakresie oprogramowania, hostingiem, rachunkowością i księgowością, reklamą, badaniem rynku, badaniami naukowymi i pracami rozwojowymi, zatrudnieniem oraz administracyjną obsługą biura i pozostałymi usługami wspomagającymi prowadzenie działalności gospodarczej.

W wykazie pozostały także usługi z PKWiU 82, czyli te związane m.in. z outsourcingiem obsługi biurowej, call center i windykacją. Poza katalogiem znalazły się natomiast usługi prawne i doradztwo podatkowe. Decyduje jednak klasyfikacja konkretnej usługi, a nie sam zawód usługodawcy.

Ministerstwo Finansów tłumaczyło wybór katalogu danymi Krajowej Administracji Skarbowej. W postępowaniach dotyczących pustych faktur właśnie te rodzaje usług pojawiały się najczęściej, a sądy administracyjne od lat zajmują się sporami o odliczenie VAT z dokumentów za fikcyjne doradztwo, marketing czy analizy.

Limity, których nie wolno przeoczyć

Odpowiedzialność nie obejmie każdego zakupu. Zadziała, gdy kwota należności ogółem na fakturze wyniesie co najmniej 15 000 zł albo równowartość tej kwoty w walucie obcej. Drugi próg dotyczy miesięcznych rozliczeń z jednym usługodawcą: jeśli łączna wartość netto usług z załącznika nr 16 przekroczy 50 000 zł, odpowiedzialność obejmie także faktury poniżej 15 000 zł.

To oznacza, że przy stałej obsłudze księgowej, współpracy z zespołem IT albo agencją reklamową większe znaczenie może mieć właśnie limit miesięczny. Sześć faktur po 12 300 zł brutto, czyli 10 000 zł netto każda, od jednego dostawcy w jednym miesiącu wystarczy, by cały obrót wszedł w reżim solidarnej odpowiedzialności.

Split payment pozostaje najpewniejszą osłoną

Najważniejsza zmiana w porównaniu z pierwotnymi planami dotyczy mechanizmu podzielonej płatności. Ostatecznie zapłata w split payment nadal wyłącza solidarną odpowiedzialność za VAT przy nabyciu towarów i usług. To oznacza, że przedsiębiorca, który zapłaci w tym trybie, nie powinien odpowiadać za cudzy podatek.

Nowelizacja nie pozbawia natomiast prawa do odliczenia VAT z pustej faktury. Chroni jedynie przed samą solidarną odpowiedzialnością. W praktyce oznacza to, że split payment pozostaje podstawowym zabezpieczeniem również przy usługach z nowego załącznika nr 16.

Dlaczego ten mechanizm budzi wątpliwości

Przepisy przenoszą na usługi rozwiązanie stworzone z myślą o karuzelach VAT na rynku towarowym. Tam niska cena mogła sygnalizować ryzyko, bo znikający podatnik sprzedawał poniżej wartości rynkowej. W usługach niematerialnych schemat nadużycia zwykle działa odwrotnie: fikcyjna faktura ma generować koszt i podatek naliczony, więc nie opłaca się jej zaniżać. Z tego powodu ustawowa wskazówka o podejrzanie niskiej cenie nie zawsze odpowiada realiom takich transakcji.

Problem dotyczy także dowodów. Dostawa towaru zostawia ślad w magazynie czy dokumentach przewozowych, natomiast usługi doradcze, marketingowe czy programistyczne istnieją głównie w korespondencji, raportach i notatkach. To sprawia, że nabywca będzie musiał mocniej dokumentować zarówno realność świadczenia, jak i staranność przy wyborze kontrahenta.

Co warto sprawdzić przed 2027 rokiem

Przedsiębiorcy powinni przeanalizować przede wszystkim listę dostawców i rodzaje kupowanych usług. W praktyce warto sprawdzić, które zakupy mieszczą się w PKWiU z załącznika nr 16, które faktury mają co najmniej 15 000 zł brutto i u których kontrahentów miesięczny obrót może przekroczyć 50 000 zł. Eksperci z Biura Rachunkowego Kuhn zwracają uwagę, że odpowiednio wczesny wgląd w strukturę zakupów pozwala sprawnie wyłapać potencjalne ryzyka.

Pomocne będzie też korzystanie z podzielonej płatności, aktualizacja procedur należytej staranności oraz lepsze dokumentowanie wykonania usług. W sporze znaczenie mogą mieć m.in. wydruki z wykazu podatników VAT, odpisy z KRS lub CEIDG, notatki z oceny kontrahenta, umowy, zamówienia, raporty i korespondencja potwierdzająca faktyczne wykonanie usługi.

W praktyce firmy powinny również przejrzeć umowy z kluczowymi usługodawcami. Coraz częściej mogą się w nich pojawiać klauzule dotyczące zgody na split payment, oświadczeń o rozliczeniu podatku czy przekazywania potwierdzeń zapłaty VAT. Szczególnej uwagi wymagają także ceny ustalane z podmiotami powiązanymi.

Szersza zmiana w pakiecie ustawowym

Nowelizacja z 4 września 2026 r. i druk sejmowy nr 2677 nie dotyczą wyłącznie odpowiedzialności za usługi. W pakiecie znalazły się też inne rozwiązania, w tym instytucja składu VAT ze stawką 0%, likwidacja obowiązku zapłaty VAT w ciągu 14 dni od wewnątrzwspólnotowego nabycia środka transportu, zniesienie odrębnej informacji o spisie z natury oraz możliwość potwierdzania wywozu towarów TAX FREE w terminalach na przejściach granicznych od lipca 2028 r.

Najbliższe miesiące będą jednak przede wszystkim czasem przygotowania do nowego reżimu odpowiedzialności. Dla wielu firm z sektora usług oznacza to konieczność przeglądu umów, procedur i sposobu rozliczeń jeszcze przed 1 stycznia 2027 r. – w czym wsparciem może być współpraca z doświadczonym partnerem, takim jak Biuro Rachunkowe Kuhn.

Stan prawny na dzień 6 października 2026 r.