Solidar­na odpowiedzialność za VAT obejmie kolejne usługi. Co powinni wiedzieć przedsiębiorcy?

Od 1 stycznia 2027 r. zmienia się ryzyko przy zakupie części usług niematerialnych. Przy spełnieniu określonych warunków nabywca może zostać pociągnięty do solidarnej odpowiedzialności za VAT, którego nie odprowadzi kontrahent.

Nowy obowiązek od początku 2027 r.

Solidarna odpowiedzialność VAT za wybrane usługi niematerialne zacznie obowiązywać 1 stycznia 2027 r. Zmianę wprowadza nowelizacja z 4 września 2026 r., ogłoszona w Dzienniku Ustaw 29 września 2026 r. pod poz. 1270. W praktyce oznacza to, że firma kupująca m.in. usługi informatyczne, księgowe, doradcze, reklamowe albo rekrutacyjne może zostać wezwana do zapłaty podatku, jeśli usługodawca go nie uiści.

Przedsiębiorcy będą więc musieli wrócić do dokumentowania należytej staranności przy wyborze kontrahenta. Jednocześnie mechanika nadużyć przy usługach wygląda inaczej niż przy towarach, dla których podobne rozwiązanie funkcjonowało już wcześniej.

Jakie usługi trafiły do wykazu

Dla usług niematerialnych ustawodawca tworzy osobny załącznik nr 16. Obejmuje on dwanaście grup PKWiU. Wśród nich znalazły się m.in. usługi związane z oprogramowaniem i doradztwem w zakresie oprogramowania, hosting, rachunkowość i księgowość, doradztwo gospodarcze i zarządzanie, doradztwo przy projektach architektoniczno-budowlanych, badania i prace rozwojowe, reklama, badania rynku, pozostałe usługi profesjonalne, usługi związane z zatrudnieniem oraz administracyjna obsługa biura, w tym call center i windykacja.

Poza katalogiem zostały usługi prawne i doradztwo podatkowe, ale decyduje nie nazwa zawodu, tylko klasyfikacja konkretnej czynności. Jeśli kancelaria wystawi usługę zakwalifikowaną jako doradztwo gospodarcze, również wejdzie ona do nowego reżimu.

Od jakiej kwoty pojawia się ryzyko

Nowe zasady nie obejmą drobnych zakupów. Odpowiedzialność powstanie, gdy kwota należności ogółem na fakturze wyniesie co najmniej 15 tys. zł brutto. Zasięg przepisu rozszerzy się też wtedy, gdy łączna wartość netto usług z załącznika nr 16 kupionych od jednego usługodawcy w jednym miesiącu przekroczy 50 tys. zł.

W takim przypadku reżim obejmie wszystkie usługi z załącznika nabyte w tym miesiącu od tego samego podmiotu. W praktyce bardziej kłopotliwy może być właśnie drugi próg, bo kilka faktur poniżej 15 000 zł brutto może wspólnie uruchomić odpowiedzialność.

Kiedy urząd może sięgnąć do nabywcy

Odpowiedzialność nie zadziała automatycznie. Organ będzie musiał wykazać, że nabywca wiedział albo miał uzasadnione podstawy, by przypuszczać, że VAT od usługi nie zostanie wpłacony. Za takie podstawy mogą zostać uznane szczególnie okoliczności odbiegające od typowych warunków rynkowych, zwłaszcza gdy cena bez ekonomicznego uzasadnienia jest niższa od wartości rynkowej.

Ustawa przewiduje jednak kilka zabezpieczeń. Najważniejsze z nich to zapłata z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności, która wyłącza odpowiedzialność. Chronią też wspomniane progi kwotowe. Dodatkowo nabywca nie odpowiada, jeśli zaległość sprzedawcy nie była związana z jego udziałem w nierzetelnym rozliczaniu podatku dla osiągnięcia korzyści majątkowej. Może też wykazywać, że nietypowe warunki transakcji nie miały wpływu na brak zapłaty VAT.

Problem polega na tym, że ostatnie dwie przesłanki wymagają oceny, a dokonuje jej ten sam organ, który wcześniej stwierdził zaległość po stronie sprzedawcy i szuka podmiotu, od którego ją wyegzekwować.

Split payment nadal chroni

W wersji rządowej projekt zakładał osłabienie ochrony wynikającej z podzielonej płatności, co spotkało się ze sprzeciwem rynku. Senat przywrócił proste wyłączenie i w opublikowanej ustawie art. 105a ust. 3 pkt 6 ustawy o VAT stanowi wprost, że odpowiedzialności nie stosuje się do nabycia towarów lub usług opłaconych z zastosowaniem split payment.

Ta ochrona dotyczy jednak tylko solidarnej odpowiedzialności. Nie usuwa ryzyka utraty prawa do odliczenia, jeśli faktura okaże się pusta.

Co zmienia termin wejścia w życie

Nowe regulacje zaczną działać od 1 stycznia 2027 r. Przepisy przejściowe przewidują, że stosuje się je do usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od tej daty. Oznacza to, że usługa wykonana w grudniu 2026 r., a zafakturowana w styczniu, pozostanie poza nowym reżimem, jeśli obowiązek podatkowy powstał wcześniej.

W przypadku zaliczki decyduje dzień zapłaty. Przy stałej obsłudze biurowej znaczenie ma dzień wystawienia faktury, zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Dlaczego przepisy budzą wątpliwości

Rozwiązanie było projektowane na wzór odpowiedzialności znanej z obrotu towarami, ale w usługach niematerialnych taki schemat nie pasuje wprost do sposobu nadużyć. W karuzelach VAT sygnałem ostrzegawczym bywa zaniżona cena, natomiast przy fikcyjnych usługach celem jest raczej wykazanie kosztu i podatku naliczonego, a więc zawyżenie wartości dokumentu.

Wątpliwości dotyczą także samej podstawy odpowiedzialności. Zaległość sprzedawcy zwykle wynika z całego rozliczenia za okres, a nie z jednej transakcji. Do tego dochodzi problem dowodowy: usługi doradcze, reklamowe czy podobne najczęściej istnieją głównie w korespondencji, raportach i notatkach, które w sporze mogą być oceniane krytycznie.

Nowelizacja nie zmienia też Ordynacji podatkowej, choć właśnie tam znajduje się przepis o odpowiedzialności nabywcy. Art. 117b nadal odnosi się do dostawy towarów, a art. 118 § 1 pkt 1 liczy termin od końca roku dostawy towarów. Pojawia się więc pytanie, jak nowe zasady będą działały w przypadku usług i czy organ będzie miał na wydanie decyzji trzy lata, czy ogólne pięć.

Jak firmy mogą się przygotować

• przeanalizować zakupy pod kątem PKWiU i progów z załącznika nr 16;
• rozważać płatność w mechanizmie podzielonej płatności, także przy fakturach walutowych;
• rozszerzyć procedury należytej staranności o usługi niematerialne i gromadzić dowody ich stosowania;
• dokumentować nie tylko fakturę, ale też treść usługi, umowę, raporty, korespondencję i protokoły odbioru;
• przejrzeć umowy z kluczowymi dostawcami i uregulować kwestie potwierdzeń zapłaty VAT.

Vacatio legis do 1 stycznia 2027 r. warto wykorzystać na uporządkowanie procedur i relacji z dostawcami. Po wejściu nowych zasad zwykłe usługi profesjonalne po raz pierwszy mogą stać się źródłem odpowiedzialności za podatek kontrahenta, a nie tylko za błąd przy przelewie.

Przeczytaj także inne artykuły dotyczące prawa i podatków.