Rejestracja jednoosobowej działalności tylko online. Co się zmieni od 1 listopada?

Jeszcze w 2024 r. co trzeci wniosek o wpis nowej firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej trafiał do urzędu gminy na papierze. Przy ok. 289 tys. takich zgłoszeń rocznie oznacza to, że niemal 100 tys. osób korzystało z obsługi przy okienku. Od 1 listopada 2026 r. ta droga się kończy.

Nowe przepisy obejmą tylko start działalności

Zmianę wprowadza ustawa z 13 marca 2026 r. nowelizująca ustawę o CEIDG. Od 1 listopada 2026 r. wnioski o rozpoczęcie jednoosobowej działalności trzeba będzie składać elektronicznie. Pozostałe sprawy, czyli zmiana wpisu, zawieszenie, wznowienie i wykreślenie firmy, mają zostać przeniesione do sieci dopiero od 1 listopada 2028 r.

To ważne zwłaszcza dlatego, że w 2024 r. aż 57%. wniosków o zakończenie działalności nadal składano na papierze. Według danych przytoczonych przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii odsetek wniosków internetowych jest zbliżony w całym kraju, więc nie chodzi wyłącznie o mniejsze miejscowości.

Bez wizyty w urzędzie, ale z wyjątkiem dla niepełnoletnich

Do tej pory urzędnik gminy przyjmował formularz CEIDG-1 i przenosił go do systemu. Po 1 listopada taka pomoc zniknie. Wniosek będzie można złożyć w serwisie biznes.gov.pl, w aplikacji mObywatel albo przez zewnętrzne serwisy. Podpis wymaga profilu zaufanego, podpisu osobistego z e-dowodu albo podpisu kwalifikowanego.

Osoby, które nie mają jeszcze żadnego z tych narzędzi, powinny zacząć od profilu zaufanego, najłatwiej założonego przez bankowość elektroniczną. Jedyny wyjątek przewidziano dla osób niepełnoletnich zakładających firmę – ich papierowe wnioski gminy będą przyjmować do 31 października 2028 r.

Trzy decyzje, które zapadają przy rejestracji

Elektroniczny formularz jest prosty i jego wypełnienie zajmuje ok. 15 minut, ale system przyjmie każdy formalnie poprawny wniosek, także taki, który nie będzie korzystny dla przyszłego przedsiębiorcy. Dlatego przy zakładaniu firmy warto nie tylko przejść przez procedurę, lecz także od razu sprawdzić skutki podatkowe i składkowe.

W praktyce chodzi przede wszystkim o trzy obszary: formę opodatkowania, którą można wskazać już we wniosku do CEIDG, zasady ZUS, w tym ulgę na start i preferencyjne składki oraz VAT, bo zwolnienie podmiotowe do 240 tys. zł sprzedaży rocznie zależy od momentu rozpoczęcia działalności.

Jeśli przedsiębiorca nie wskaże formy opodatkowania od razu, ma czas do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu. Po przegapieniu tego terminu rozlicza się do końca roku według skali podatkowej.

VAT i KSeF: daty, których nie wolno przeoczyć

Limit zwolnienia z VAT trzeba liczyć proporcjonalnie, gdy firma startuje w trakcie roku. Przy rozpoczęciu sprzedaży 2 listopada 2026 r. do końca roku zostaje 60 dni, więc limit wynosi ok. 39,5 tys. zł. Jeśli działalność ruszy 1 grudnia, będzie to już ok. 20,4 tys. zł. Przekroczenie progu oznacza utratę zwolnienia od transakcji, którą ten limit przekroczono, oraz konieczność rejestracji jako czynny podatnik VAT.

Przedsiębiorcy zakładający firmy jesienią muszą też brać pod uwagę Krajowy System e-Faktur. Do końca 2026 r. ci, u których miesięczna wartość faktur nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą wystawiać je poza systemem. Jednak po przekroczeniu tej kwoty w jednym miesiącu obowiązek pojawia się od razu i pozostaje już na stałe. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie także najmniejsze firmy.

Przeczytaj także inne artykuły dotyczące prowadzenia firmy:

Skomplikowane podatki problemem polskich firm. Polska nisko w rankingu OECD

KSeF bez kar do końca 2027 r. Zmiany także w raportowaniu ESG

Podatek od nieruchomości dla firm może wzrosnąć w 2027 roku