Ponad 657 mln faktur w KSeF. Firmy najczęściej pytają o dostęp i uprawnienia

Do 2 września w Krajowym Systemie e-Faktur wystawiono 657 378 248 faktur, a liczba wystawców sięgnęła 2 370 160. Dla przedsiębiorców, biur rachunkowych i dostawców oprogramowania najważniejsze jest jednak nie tylko tempo wdrożenia, ale też to, gdzie pojawiają się realne problemy w codziennym użyciu.

Co pokazała pierwsza ocena systemu

Resort finansów w odpowiedzi na interpelację ocenił początkowy okres obowiązkowego działania KSeF jako stabilny i efektywny. Podkreśla, że wdrożenie poprzedziła kampania informacyjna prowadzona przez KAS i MF, a sama skala operacji ma potwierdzać, że największe podmioty gospodarcze weszły do systemu bez większych zakłóceń.

W 2026 r. obowiązują też istotne wyjątki. Do końca 2026 r. część podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, nie musi korzystać z KSeF. W tym samym okresie można nadal wystawiać faktury przez kasy rejestrujące, w tym paragony z NIP do 450 zł, bez obowiązku przesyłania ich do systemu. Równocześnie 2026 r. pozostaje okresem przejściowym, bez sankcji za część błędów związanych z KSeF.

Ilu przedsiębiorców już korzysta z KSeF

Ministerstwo Finansów nie prowadzi statystyk z podziałem na duże firmy, MŚP i jednoosobowe działalności gospodarcze. Z oficjalnych danych wynika jednak, że na dzień 2 września w systemie działało 2 370 160 wystawców faktur.

Najwięcej telefonów dotyczy nie awarii, lecz praktyki

MF przekazało, że w 2026 r. nie odnotowano awarii, które wymagałyby uruchomienia trybu offline, trybu awaryjnego ani procedur związanych z całkowitą niedostępnością systemu. Nie wpłynęły też zgłoszenia błędów technicznych uzasadniające zastosowanie tych rozwiązań przewidzianych w ustawie VAT.

To nie znaczy jednak, że użytkownicy nie szukają pomocy. Od 1 stycznia do 7 września na dedykowaną kolejkę KSeF na infolinii KAS zakolejkowano 318 997 połączeń, a dodatkowo wysłano 89 271 maili. Zgłoszenia dotyczą w dużej mierze nie samego systemu, ale warunków po stronie użytkownika, zwłaszcza problemów z internetem.

Gdzie firmy najczęściej się potykają

Według resortu księgowi i przedsiębiorcy najczęściej pytają o zakres uprawnień w KSeF, narzędzia uwierzytelniające, w tym działanie podpisu kwalifikowanego, oraz sam proces dostępu do systemu. Problemy pojawiają się też przy wystawianiu i odbieraniu faktur.

To właśnie te obszary są dziś najbardziej newralgiczne dla biznesu, bo decydują o sprawnym obiegu dokumentów i o tym, czy rozliczenia nie zatrzymają się na poziomie technicznym. Wsparcie w tych sprawach zapewnia infolinia Krajowej Administracji Skarbowej.

Zmiany już na horyzoncie

Ministerstwo Finansów nie zamierza zamykać tematu po pierwszych miesiącach działania systemu. Po 5 miesiącach od wdrożenia, 9 czerwca odbyły się konsultacje dotyczące KSeF prowadzone w formule hybrydowej. Uczestnicy zgłaszali propozycje usprawnień, także w zakresie dodatkowych danych biznesowych w API KSeF 2.0 i zdarzeń powiązanych z e-fakturami.

Wśród planów resortu znajduje się utrzymanie tokenów jako alternatywnej metody logowania również po 31 grudnia 2026 r. Proponowany ma być także okres ważności tokenów od 1 do 365 dni oraz możliwość automatycznego odnowienia tokenu po zgodzie właściciela. W dalszych pracach przewidziano też generowanie certyfikatów KSeF na identyfikator wewnętrzny i zbiorczy identyfikator używany od 1 stycznia 2027 r. przy płatności zbiorczej za e-Faktury.

Co dalej z aplikacjami i raportem podsumowującym

Resort rozwija również bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę. W Aplikacji Podatnika udostępniono już formularz skrócony, który pozwala wystawić i wysłać podstawową fakturę w kilkanaście sekund na jednym ekranie. W Aplikacji Mobilnej KSeF zmieniono filtry wyszukiwania faktur oraz wygląd ekranów dodawania profilu i konfiguracji kopii zapasowej.

Na 2027 r. planowane jest także wprowadzenie w aplikacji mobilnej wystawiania faktur w trybie offline. Jednocześnie ministerstwo nie planuje publicznego, zbiorczego raportu podsumowującego pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF. Jak wynika z odpowiedzi resortu, zamiast jednego raportu prowadzone są bieżące analizy zgłoszeń, uwag i postulatów podatników, organizacji branżowych oraz dostawców oprogramowania.

MF podkreśla również, że KSeF ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale i kontrolne. System dostarcza danych niemal w czasie rzeczywistym, co ma wspierać działania Krajowej Administracji Skarbowej oraz uszczelnianie VAT. Obok JPK, STIR i kas online staje się kolejnym źródłem informacji o obrocie gospodarczym, z którego administracja już korzysta.

Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Zbigniew Stawicki zaznaczył, że resort monitoruje funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur oraz analizuje uwagi zgłaszane przez podatników, organizacje branżowe i dostawców oprogramowania. Dla firm oznacza to, że lista zmian i doprecyzowań w systemie pozostaje otwarta, a najbliższe miesiące przyniosą kolejne techniczne i organizacyjne korekty.

Czytaj także: Firmy dostaną rok więcej na bezpieczne wdrożenie KSeF