Nowe zasady liczenia stażu pracy. Do ZUS trafiło już prawie 900 tys. wniosków

Od początku 2026 r. pracownicy mogą doliczać do stażu pracy także część aktywności poza etatem, ale tylko po uzyskaniu odpowiedniego dokumentu z ZUS. Skala zainteresowania jest duża – do ZUS trafiło już prawie 900 tys. wniosków o zaświadczenia.

Nowe przepisy mogą przełożyć się na konkretne korzyści w pracy: nawet 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie zamiast 20, a także na dodatki stażowe, wyższe odprawy i nagrody jubileuszowe, jeśli takie uprawnienia wynikają z przepisów u danego pracodawcy.

Miliony dokumentów w systemie ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że od początku 2026 r. wydał już ponad 1,6 mln zaświadczeń potwierdzających okresy aktywności zawodowej, które wcześniej nie zawsze były brane pod uwagę przy ustalaniu stażu pracy. Jednocześnie liczba złożonych wniosków zbliżyła się do 900 tys.

To właśnie te dokumenty decydują o tym, czy wcześniejsze lata pracy zostaną doliczone do stażu. Samo oświadczenie pracownika nie wystarczy, bo pracodawca potrzebuje potwierdzenia z ZUS.

Co zmieniło się od 1 stycznia i 1 maja 2026 r.

Dotąd osoby, które przez lata prowadziły własną firmę albo pracowały na zleceniu, po przejściu na etat często nie mogły wykorzystać tych okresów przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym, a od 1 maja 2026 r. w firmach prywatnych, te zasady zostały zmienione.

Jeśli po doliczeniu dodatkowych okresów pracownik osiągnie wymagany próg, może zyskać prawo do dłuższego urlopu. W praktyce oznacza to przejście z 20 do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Staż pracy ma także wpływ na dodatki stażowe, wyższe odprawy i nagrody jubileuszowe.

Dwa kroki i termin na formalności

Procedura jest prosta, ale wymaga dopilnowania terminów. Najpierw trzeba wystąpić do ZUS o zaświadczenie, a potem złożyć je u pracodawcy. Dopiero wtedy możliwe jest przeliczenie stażu i ustalenie, jakie uprawnienia przysługują.

Na dostarczenie dokumentów przewidziano 24 miesiące. W sektorze publicznym termin biegnie od 1 stycznia 2026 r., a w prywatnym od 1 maja 2026 r.

Nie każdy okres da się od razu potwierdzić

ZUS wydaje dokumenty na podstawie danych zgromadzonych w systemach od 1 stycznia 1999 r. Jeśli dany okres nie znajduje się w rejestrach, na przykład dlatego, że dotyczy lat wcześniejszych, pracownik może musieć udokumentować go w inny sposób, bezpośrednio u pracodawcy.

Samo złożenie wniosku nie zamyka więc sprawy. Aby nowy staż został uwzględniony, zaświadczenie trzeba jeszcze dostarczyć do miejsca zatrudnienia.

Reforma nie oznacza automatycznej wypłaty wyrównań za wcześniejsze lata. Uprawnienia wynikają z przeliczonego stażu i obowiązują zgodnie z terminami wprowadzonymi przez nowe przepisy.

Przeczytaj także inne artykuły dotyczące prawa pracy:

Odmowa leczenia lub rehabilitacji może kosztować utratę świadczeń z ZUS

Zmiana czasu i dodatkowa godzina pracy. Jak rozliczyć nadgodziny?

Monitoring pracowników. Co wolno pracodawcy, a czego zabraniają przepisy?