Monitoring pracowników. Co wolno pracodawcy, a czego zabraniają przepisy?

Firmy mogą sięgać po monitoring wizyjny, sprawdzać służbową pocztę elektroniczną i kontrolować aktywność na komputerze udostępnionym pracownikowi. Nie oznacza to jednak pełnej swobody. W niektórych sytuacjach pracodawca naruszy przepisy, a za nielegalne działania mogą grozić konsekwencje także na gruncie karnym.

Jakie formy kontroli są dopuszczalne

Prawo pozwala na monitoring wizyjny, ale nie daje zgody na nagrywanie dźwięku. Pracodawca nie może więc rejestrować rozmów między pracownikami. Dopuszczalne jest natomiast kontrolowanie poczty elektronicznej oraz aktywności na komputerze służbowym.

W praktyce oznacza to, że pracodawca może obserwować zachowanie w miejscu pracy, analizować korzystanie z narzędzi służbowych i – w określonych warunkach – śledzić lokalizację pojazdu służbowego przez GPS.

Gdzie wolno zamontować kamery, a gdzie nie

Monitoring wizyjny można wprowadzić tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Kamery mogą objąć teren zakładu pracy lub obszar wokół niego.

Są jednak miejsca, których nie wolno obejmować takim nadzorem. Bezwzględny zakaz dotyczy pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Co do zasady monitoring nie powinien obejmować także sanitariatów, szatni, stołówek i palarni.

Wyjątek jest możliwy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji jednego z ustawowych celów, na przykład ochrony mienia, i jednocześnie nie narusza godności ani innych dóbr osobistych pracowników. W przypadku pomieszczeń sanitarnych potrzebna jest dodatkowo uprzednia zgoda zakładowej organizacji związkowej, a gdy jej nie ma – zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ile można przechowywać nagrania

Obrazy z monitoringu wolno przetwarzać wyłącznie w celu, dla którego zostały zebrane. Standardowy okres przechowywania wynosi nie więcej niż 3 miesiące od dnia nagrania.

Inaczej jest wtedy, gdy zapis stanowi dowód w postępowaniu albo pracodawca ma wiadomość, że może nim być. W takiej sytuacji nagrania pozostają w firmie do czasu prawomocnego zakończenia sprawy. Dotyczy to również sytuacji związanych z tzw. dyscyplinarką, czyli rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, na przykład kradzieży mienia przez pracownika.

Jeżeli toczą się postępowania sądowe – karne, wykroczeniowe lub przed sądem pracy – nagrania można zachować do prawomocnego zakończenia ostatniego z nich. Po upływie dopuszczalnego terminu materiały zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Jak formalnie uruchomić monitoring

Zakres, cel i sposób stosowania monitoringu trzeba ustalić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi tworzyć regulaminu. Sama decyzja nie wystarczy.

Pracownicy muszą zostać poinformowani o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty w danym zakładzie, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Dodatkowo teren lub pomieszczenie objęte nadzorem trzeba oznaczyć w widoczny i czytelny sposób, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed startem systemu.

Nowo zatrudniony pracownik powinien jeszcze przed dopuszczeniem do pracy dostać papierową albo elektroniczną informację o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu.

Ukryte kamery też mogą trafić do sądu

Potajemnie zarejestrowany materiał nie jest z góry wyłączony jako dowód. Także nagranie z monitoringu wprowadzonego bez wiedzy pracowników może zostać użyte przy zwolnieniu dyscyplinarnym i w postępowaniu sądowym, najczęściej przed sądem pracy.

Przypomina o tym wyrok Sądu Najwyższego z 15 października 2024 r., sygn. akt II PSK 110/23. W tamtej sprawie kamery zamontowano na zewnątrz zaplecza budynku przy zbiorniku paliwa, aby ustalić sprawców kradzieży paliwa. Pracownicy nie wiedzieli o rejestracji, ale dzięki zapisowi pracodawca zidentyfikował osoby odpowiedzialne i rozwiązał z nimi umowy dyscyplinarnie.

SN wskazał, że nie ma przepisu, który wprost zakazywałby przedstawiania dowodów z tajnie uzyskanych nagrań. Jednocześnie podkreślił, że trzeba ocenić, czy taki materiał – ze względu na treść i sposób pozyskania – nie narusza konstytucyjnie chronionego prawa do prywatności z art. 47 Konstytucji RP. W tej sprawie sąd uznał, że zwiększone zużycie paliwa mogło uzasadniać montaż kamer zewnętrznych.

Jednocześnie ciężar wykazania, że celu nie dało się osiągnąć innym sposobem niż przez wybraną formę monitoringu, spoczywa na pracodawcy.

Poczta, komputer służbowy i GPS

Kontrola służbowej skrzynki e-mail jest dopuszczalna wtedy, gdy służy zapewnieniu organizacji pracy pozwalającej w pełni wykorzystać czas pracy oraz właściwemu korzystaniu z udostępnionych narzędzi. Taka kontrola nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.

Na podobnych zasadach można wprowadzić monitoring aktywności na komputerze służbowym. Choć przepisy nie wymieniają go osobno, przyjmuje się, że jest możliwy, jeśli służy bezpieczeństwu pracowników, ochronie mienia, kontroli produkcji albo ochronie informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracodawca może też zamontować lokalizator GPS w samochodzie służbowym udostępnianym pracownikowi. Musi jednak poinformować o tym w taki sam sposób jak przy innych formach monitoringu. Gdy pracownik ma zgodę na używanie auta prywatnie po godzinach pracy, lokalizator powinien być w tym czasie wyłączany, aby nie naruszać zasad monitoringu.

Co grozi za naruszenie przepisów

Jeżeli pracodawca wprowadzi monitoring z naruszeniem zasad, może narazić się na karę ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku z równoczesnym naruszeniem przepisów RODO. Dodatkowo pracownicy mogą dochodzić swoich praw na drodze cywilnej, jeśli uznają, że doszło do naruszenia ich dóbr osobistych.

Szczególnie ryzykowne jest nagrywanie rozmów między pracownikami. Kodeks pracy nie przewiduje takiego uprawnienia dla pracodawcy, a bezprawne pozyskanie informacji może zostać zakwalifikowane jako przestępstwo z art. 267 kodeksu karnego. W takim przypadku możliwe jest również roszczenie pracownika o ochronę dóbr osobistych.