Od 8 lipca Państwowa Inspekcja Pracy dysponuje nowymi narzędziami do kontroli prawidłowości zatrudnienia. Inspektorzy mogą wydawać polecenia, a w określonych przypadkach również decyzje administracyjne dotyczące potwierdzenia istnienia stosunku pracy. Pierwsze tygodnie obowiązywania nowych przepisów pokazują jednak, że ich skutkiem nie jest na razie fala decyzji nakazujących zmianę umów. Coraz więcej firm decyduje się bowiem na samodzielne uporządkowanie zasad współpracy jeszcze przed zakończeniem kontroli.

Nowelizacja nie zmieniła kryteriów pozwalających odróżnić umowę o pracę od umowy cywilnoprawnej. Zmienił się natomiast sposób, w jaki PIP może weryfikować sposób zatrudnienia, a także poziom ryzyka ponoszonego przez przedsiębiorców. Inspekcja uzyskała szerszy dostęp do danych, nowe możliwości analityczne i możliwość wykonywania części czynności kontrolnych zdalnie. Jednocześnie zwiększono maksymalną wysokość grzywny za naruszenia praw pracowniczych, która może sięgać 60 tys. zł.

Jak wskazuje Artur Kornatowski, dyrektor działu prawnego i administracyjnego w Smart Solutions HR, znaczenie ma nie sama treść zawartej umowy, lecz sposób, w jaki współpraca wygląda w praktyce. – Dobrze skonstruowana umowa zlecenia nie zabezpieczy firmy, jeżeli w praktyce zleceniobiorca pracuje stale w określonych godzinach, w miejscu wskazanym przez firmę, pod bieżącym kierownictwem przełożonego i bez realnej swobody co do sposobu wykonywania powierzonych mu czynności – tłumaczy.

Dane PIP pokazują, że zainteresowanie prawidłowością zawieranych umów wyraźnie wzrosło. Do połowy sierpnia wpłynęło 690 skarg i wniosków dotyczących przypadków, w których stosunek pracy miał być zastępowany umowami cywilnoprawnymi. Od początku roku liczba takich spraw wyniosła 1794, podczas gdy w analogicznym okresie 2025 r. było ich 619.

Pierwsze efekty nowych przepisów pojawiły się również podczas kontroli. W pierwszym miesiącu ich obowiązywania rozpoczęto ich ponad 100, z których 35 zostało zakończonych. W ich wyniku inspektorzy wydali 121 pisemnych poleceń dotyczących potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Do 18 sierpnia nie wydano natomiast jeszcze ostatecznej decyzji administracyjnej w sprawie ustalenia istnienia stosunku pracy.

Istotne są również wyniki pierwszych indywidualnych interpretacji Głównego Inspektora Pracy. Do połowy sierpnia rozpatrzono siedem wniosków dotyczących charakteru współpracy. W dwóch przypadkach zaakceptowano stanowisko przedsiębiorców, że relacja miała charakter cywilnoprawny. W pozostałych pięciu przypadkach uznano, że przedstawiony sposób wykonywania obowiązków odpowiada cechom stosunku pracy.

Jednym z najbardziej widocznych skutków nowych regulacji jest jednak dobrowolna zmiana umów przez przedsiębiorców. Inspektorzy odnotowali 201 przypadków, w których firmy zdecydowały się na przekształcenie umów cywilnoprawnych w umowy o pracę jeszcze przed zakończeniem wszystkich ustaleń kontrolnych.

Znaczenie ma również przewidziany przez ustawodawcę 12-miesięczny okres przejściowy. Przedsiębiorcy, którzy do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zmienią nieprawidłowe umowy na umowy o pracę, mogą skorzystać z ochrony przed najbardziej dotkliwymi sankcjami. Daje to firmom czas na przeprowadzenie audytów i dostosowanie sposobu organizacji pracy do obowiązujących przepisów.

Nowe zasady mają znaczenie także dla agencji pracy tymczasowej i przedsiębiorstw korzystających z ich usług. – W przypadku pracy tymczasowej nie można sprowadzać odpowiedzialności wyłącznie do tego, kto formalnie podpisał umowę z osobą wykonującą zadania. Agencja odpowiada przede wszystkim za administracyjną część zatrudnienia, legalizację w przypadku cudzoziemców, przygotowanie i zawarcie umowy, obowiązki związane z naliczeniem i wypłatą wynagrodzenia. Pracodawca użytkownik odpowiada natomiast za faktyczne powierzenie wykonywania zadań, które sam kształtuje — w szczególności układa harmonogramy, sprawuje nadzór, wydaje polecenia. Podział obowiązków pomiędzy pracodawcę użytkownika a agencję powoduje, że nie można zakładać, że agencja ponosi wyłączną odpowiedzialność za ewentualne przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę – podkreśla Artur Kornatowski.

Przedsiębiorcy coraz częściej analizują więc nie tylko dokumentację kadrową, ale również sposób organizacji pracy. – Firmy zaczynają zmieniać swoje podejście. Coraz częściej nie ograniczają audytu do sprawdzenia samych umów, lecz analizują cały proces wykonywania zadań: instrukcje dla kierowników i brygadzistów, sposób planowania obecności, system raportowania godzin, zasady zastępstw, sposób wydawania poleceń, komunikację ze zleceniobiorcami oraz podział kompetencji pomiędzy agencją i pracodawcą użytkownikiem. I właśnie to jest moim zdaniem najważniejsza konsekwencja reformy – podsumowuje ekspert.

fot. magnific.com
oprac. /kp/