Wrzesień to ostatni miesiąc na rozpoczęcie zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok. Pracodawca ma obowiązek dopilnować, aby pracownik wykorzystał te dni w ustawowym terminie. Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji może samodzielnie zdecydować, kiedy pracownik pójdzie na urlop.

Zgodnie z Kodeksem pracy urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Termin urlopu ustala się z uwzględnieniem zarówno potrzeb pracownika, jak i organizacji pracy w firmie. W przypadku urlopu zaległego przepisy przewidują możliwość przesunięcia go na kolejny rok. Powinien on zostać udzielony najpóźniej do 30 września, przy czym termin zostaje zachowany, jeśli urlop rozpocznie się właśnie tego dnia.

Za prawidłowe udzielanie urlopu odpowiada pracodawca. Niedopełnienie obowiązków w tym zakresie może skutkować grzywną sięgającą 30 tys. zł. Jednocześnie przekroczenie 30 września nie oznacza automatycznie utraty prawa do niewykorzystanych dni. Roszczenie o udzielenie urlopu co do zasady przedawnia się po trzech latach. – Niewykorzystany w terminie urlop wypoczynkowy powoduje rozpoczęcie biegu trzyletniego okresu przedawnienia prawa do urlopu. Po jego upływie, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenie wygasa. W praktyce oznacza to, że zaległe dni wolne przepadają, jeśli pracownik nie zdecyduje się ich wykorzystać w wymienionym wyżej terminie. Przepisy nie przewidują możliwości ich odzyskania, kumulowania przez kolejne lata ani przeliczenia na jakąkolwiek formę świadczenia w trakcie trwania zatrudnienia. Wyjątki dotyczą jedynie sytuacji szczególnych, np. siły wyższej lub urlopu wychowawczego – tłumaczy Dominik Konieczny, General Counsel w Gi Group Holding.

Wątpliwości może budzić sytuacja, w której pracownik nie zamierza wykorzystać zaległego urlopu. Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza możliwość zobowiązania pracownika do wykorzystania zaległego urlopu bez jego zgody. Takie stanowisko SN przedstawił m.in. w wyrokach z 2 września 2003 r. i 7 maja 2008 r. Inaczej kwestię tę ocenia departament prawny Głównego Inspektoratu Pracy. Według jego stanowiska pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym terminie, ale nie może jednostronnie wskazać konkretnego terminu wypoczynku. – W praktyce oznacza to, że zaległego urlopu nie można odkładać bez końca, natomiast nie ma jednolitego stanowiska co do tego, czy pracodawca może sam zdecydować o konkretnym terminie wolnych dni. W okresie wypowiedzenia sytuacja jest jasna – pracodawca może skierować pracownika na urlop bez wcześniejszego uzgadniania terminu – wskazuje Dominik Konieczny.

Możliwa jest również sytuacja odwrotna. Pracownik chce wykorzystać zaległe dni, jednak pracodawca nie akceptuje proponowanego terminu z powodu braków kadrowych, dużej liczby obowiązków czy konieczności zakończenia ważnego projektu. Odmowa może być uzasadniona potrzebami firmy, szczególnie jeśli nieobecność konkretnej osoby poważnie zakłóciłaby pracę. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może przesuwać urlop w nieskończoność. Co do zasady zaległe dni powinny zostać udzielone najpóźniej do 30 września. – Jeśli pracownik kilkukrotnie próbuje zaplanować zaległy urlop i za każdym razem proponowany termin jest przesuwany, warto wyjaśnić, z czego to wynika i kiedy skorzystanie z wolnego będzie możliwe. Potrzeby firmy mogą uzasadniać przesunięcie terminu, ale nie zwalniają pracodawcy z obowiązku udzielenia zaległego urlopu w terminie przewidzianym przepisami – podkreśla Monika Piądło, Regional Manager w Grafton Recruitment.

W przypadku problemów z uzgodnieniem terminu warto składać wnioski urlopowe w sposób umożliwiający późniejsze potwierdzenie ich złożenia, np. za pośrednictwem firmowego systemu lub poczty elektronicznej.

Pracownik nie może w trakcie zatrudnienia zrezygnować z urlopu w zamian za pieniądze. Ekwiwalent za niewykorzystane dni urlopowe przysługuje co do zasady dopiero w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, jeśli urlop nie został wcześniej wykorzystany. – Urlop ma być realną przerwą od pracy przeznaczoną na odpoczynek, dlatego w trakcie zatrudnienia nie można zastąpić go dodatkowym świadczeniem. Pracownik nie może zrzec się prawa do wypoczynku, a pracodawca nie może zaproponować świadczenia finansowego w zamian za rezygnację z wolnych dni – wyjaśnia Agnieszka Żak, Dyrektor ds. kluczowych klientów w Gi Group. Zasada ta dotyczy zarówno urlopu za bieżący rok, jak i zaległych dni z poprzednich lat. Dopiero przy zakończeniu zatrudnienia pracodawca ustala liczbę niewykorzystanych dni i na tej podstawie wylicza należny ekwiwalent.

Odkładanie urlopu może mieć konsekwencje zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Kumulowanie niewykorzystanych dni utrudnia późniejsze planowanie pracy, a brak regularnego odpoczynku może prowadzić do przemęczenia i spadku efektywności. – Zaległe urlopy warto traktować jako sygnał, że sposób planowania pracy wymaga większej uwagi. Jeśli dłuższa nieobecność pracownika staje się problemem, warto przyjrzeć się nie tylko terminom urlopów, ale również podziałowi obowiązków i zapewnieniu zastępstw – radzi Karolina Popiel, Partner w Wyser Executive Search. Jak dodaje, problem może być szczególnie widoczny w przypadku menedżerów i kluczowych specjalistów. Jeśli ich dłuższa nieobecność znacząco utrudnia funkcjonowanie zespołu, może to wskazywać na zbyt duże skupienie odpowiedzialności na jednej osobie.

Samo wykorzystanie urlopu nie zawsze oznacza jednak pełne odcięcie się od obowiązków zawodowych. Z badania Gi Group Holding przeprowadzonego w lipcu wynika, że tylko 24,8% respondentów w czasie urlopu w ogóle nie myśli o pracy. Z kolei 35,3% przyznaje, że robi to często lub cały czas, z czego 10% badanych deklaruje, że w ogóle nie potrafi odciąć się od spraw zawodowych. Największa grupa, 39,9%, myśli o pracy podczas urlopu sporadycznie.

Czytaj także: Powrót z urlopu bez stresu. Firmy mogą pomóc uniknąć lawiny zaległości

fot. unsplash.com
oprac. /kp/