ZUS zaostrza warunki dla kart lunchowych. Firmy muszą same pilnować wydatków

W praktyce chodzi o pieniądze, które co miesiąc trafiają na karty lunchowe pracowników i zleceniobiorców. W opisanym rozwiązaniu mowa o 450 zł miesięcznie na osobę, ale ZUS uznał, że sam taki limit nie wystarczy, jeśli pracodawca nie potrafi wykazać własnej kontroli nad wydatkowaniem środków.

Kontrola musi być po stronie firmy

W najnowszej interpretacji organ zakwestionował zwolnienie ze składek dla kart przedpłaconych, mimo że ich użycie miało być ograniczone do posiłków i gotowych produktów w wybranych punktach gastronomicznych i handlowych. Placówki miały być rozpoznawane po kodach MCC lub numerach MID, a zasady korzystania z kart zapisane w regulaminie pracodawcy. Problemem okazało się jednak to, kto faktycznie nadzoruje zakupy.

Pracodawca mógłby sprawdzać rozliczenia, ale bieżący nadzór miał prowadzić dystrybutor karty za pomocą aplikacji. Pracownik robiłby zdjęcie paragonu, a system wskazywałby produkty niedozwolone i wzywał do zwrotu środków za taki zakup. Zdaniem ZUS to za mało, bo rola firmy ogranicza się w takim modelu do samego udostępnienia karty.

Organ uznał, że w takim układzie pracodawca nie ma rzeczywistej możliwości ustalenia podstawy wymiaru składek.

Gdzie kończy się benefit, a zaczyna wynagrodzenie

Spór nie dotyczy samej idei kart lunchowych, lecz tego, czy są one benefitem, czy de facto formą wypłaty wynagrodzenia. Zwolnienie składkowe ma działać tylko wtedy, gdy istnieje skuteczny mechanizm pilnujący, że środki nie są wydawane na dowolny cel. ZUS podkreśla więc potrzebę weryfikacji tego, czy pracownik rzeczywiście kupił posiłek.

Jak zauważa Bartosz Zwoliński, nie widać sygnałów, by pracodawcy masowo wykorzystywali preferencje składkowe w sposób sprzeczny z ich celem. Podobnie ocenia to Agata Majewska, wskazując, że realnym wyzwaniem jest raczej technika rozliczeń niż obejście przepisów. Ograniczenie po kodzie MCC identyfikuje przede wszystkim typ placówki, a nie konkretny towar w koszyku, więc nie wyklucza zakupu produktu, który nie spełnia definicji posiłku.

To właśnie dlatego sam zakup w sklepie spożywczym nie rozstrzyga sprawy. Zwolnienie dotyczy posiłków, a nie każdego artykułu żywnościowego, a sądy odróżniają posiłek gotowy do spożycia od produktów potrzebnych dopiero do jego przygotowania.

Wcześniejsze interpretacje dawały większą swobodę

Na tle obecnego stanowiska istotna jest interpretacja z 16 września 2025 r., znak DI/100000/43/847/2025. W tamtym przypadku ZUS zgodził się na zwolnienie, gdy pracodawca zastrzegł sobie prawo kontroli wykorzystania środków, zwłaszcza przez analizę zestawień transakcji, a dokumenty miały być udostępniane na jego wniosek przez wydawcę, agenta lub dystrybutora karty.

Eksperci zwracają uwagę, że w interpretacji z 30 lipca 2026 r. akcent przesunął się wyraźnie. Nie wystarczy już sam mechanizm kontroli prowadzony przez operatora, jeśli firma nie potrafi samodzielnie wykazać, że warunki wyłączenia zostały spełnione. Agata Majewska przypomina jednak, że w interpretacjach z kwietnia 2026 r. ZUS akceptował rozwiązania, w których pracodawca miał własny dostęp do historii transakcji, prawo kontroli oraz możliwość żądania paragonu lub innego dowodu zakupu.

W praktyce oznacza to, że granica dopuszczalności przesuwa się w stronę bardziej bezpośredniego nadzoru po stronie płatnika.

Co powinni zrobić pracodawcy

Dla firm, także tych działających w regionach przygranicznych, wniosek jest prosty: jeśli chcą korzystać z kart lunchowych bez składek, muszą mieć własną, możliwą do okazania podczas kontroli ZUS ścieżkę weryfikacji. Chodzi o dostęp do danych transakcyjnych, możliwość żądania dokumentów zakupowych i procedurę reagowania na wydatek niezgodny z przeznaczeniem.

Agata Majewska podkreśla, że wymóg bezpośredniej kontroli nie wynika wprost z rozporządzenia. To przede wszystkim efekt aktualnej praktyki interpretacyjnej ZUS, a nie literalny zapis przepisu. Z kolei Bartosz Zwoliński wskazuje, że skoro to płatnik korzysta z wyjątku od reguły, to on powinien umieć wykazać spełnienie warunków zwolnienia, co utrudnia całkowite przeniesienie kontroli na zewnętrznego operatora.

Ekspert zaznacza przy tym, że korzystanie z usług operatora samo w sobie nie jest zakazane. Zastrzeżenia pojawiają się dopiero wtedy, gdy karta zaczyna ekonomicznie przypominać substytut wynagrodzenia, a operator zastępuje płatnika w kontroli zamiast działać jako jego narzędzie. To może być szczególnie trudne dla dużych organizacji, które musiałyby zbudować własny, rozbudowany system nadzoru nad benefitami.