ZUS analizuje zwolnienia lekarskie. Pracodawcy również mogą wykrywać nieprawidłowości

W pierwszym półroczu 2026 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przeprowadził 219,7 tys. kontroli zwolnień lekarskich. W ich wyniku wydano 10,5 tys. decyzji wstrzymujących dalszą wypłatę zasiłków chorobowych. W wykrywaniu nieprawidłowości coraz większą rolę odgrywają narzędzia cyfrowe, w tym systemy analityczne wykorzystujące sztuczną inteligencję.

Jesienią i zimą absencja chorobowa zwykle wzrasta ze względu na sezonowe infekcje. Dane ZUS za 2025 r. pokazują, że w ostatnich miesiącach roku liczba dni nieobecności z powodu choroby była wyższa niż latem. W czerwcu odnotowano 17,71 mln dni absencji, w lipcu 17,80 mln, a w sierpniu 17,38 mln. W listopadzie liczba ta wzrosła do 18,71 mln, natomiast w grudniu osiągnęła 19,96 mln dni. Oznacza to, że pod koniec roku skala absencji była o ok. 15% większa niż w miesiącach letnich.

Ponad 219 tys. kontroli w pierwszym półroczu

W 2026 r. weszły w życie zmiany doprecyzowujące zasady kontroli zwolnień lekarskich, uprawnienia osób przeprowadzających takie czynności oraz obowiązki osób korzystających z L4. W pierwszym kwartale ZUS przeprowadził 111,6 tys. kontroli osób posiadających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy. W drugim kwartale było ich 108,1 tys. Łącznie w ciągu sześciu miesięcy wydano 10,5 tys. decyzji wstrzymujących dalszą wypłatę zasiłków chorobowych. Wartość tych świadczeń wyniosła 18,55 mln zł.

W analizie przypadków, które mogą wymagać sprawdzenia, ZUS wykorzystuje narzędzia cyfrowe, w tym model predykcyjny oparty na sztucznej inteligencji. Pomagają one typować elektroniczne zwolnienia lekarskie e-ZLA do kontroli, jednak samo wskazanie przez system nie oznacza, że doszło do nadużycia. Jak podkreśla Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres, nowe przepisy i rozwój analityki zmieniają sposób prowadzenia kontroli. – ZUS wykorzystuje modele predykcyjne i analizę danych do typowania zaświadczeń, które mogą wymagać sprawdzenia. Pracodawcy mają z kolei dostęp do elektronicznych zwolnień e-ZLA na platformie PUE ZUS i mogą wykorzystywać systemy kadrowe do analizowania absencji oraz identyfikowania powtarzających się wzorców. Technologia ułatwia porządkowanie informacji i wskazywanie sytuacji wymagających uwagi, ale nie zastępuje oceny konkretnych okoliczności. Kluczowe jest połączenie skutecznego wykrywania nadużyć z poszanowaniem praw pracowników i obowiązujących przepisów – podkreśla ekspertka.

Kiedy pracodawca może skontrolować pracownika na L4?

Pracodawca ma prawo sprawdzić, czy pracownik prawidłowo wykorzystuje zwolnienie, za które otrzymuje wynagrodzenie chorobowe finansowane przez firmę. Przedsiębiorstwa zgłaszające do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób mogą kontrolować również osoby pobierające zasiłek chorobowy lub opiekuńczy albo świadczenie rehabilitacyjne, jeśli same wypłacają te świadczenia. Firmy zgłaszające nie więcej niż 20 ubezpieczonych mogą zwrócić się do ZUS o przeprowadzenie kontroli.

Sprawdzenie może dotyczyć nie tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę, lecz także innych ubezpieczonych, w tym zleceniobiorców, jeśli spełnione są warunki do przeprowadzenia kontroli. ZUS może natomiast weryfikować zarówno sposób wykorzystywania zwolnienia, jak i zasadność orzeczonej niezdolności do pracy. Kontrola może odbyć się na każdym etapie zwolnienia, również od pierwszego dnia. Nie obowiązuje jeden z góry określony termin jej przeprowadzenia. Osoba uprawniona do kontroli może sprawdzić, czy chory przebywa pod wskazanym adresem i czy jego aktywność jest zgodna z celem zwolnienia.

Czynności mogą być prowadzone w miejscu zamieszkania, pod adresem czasowego pobytu wskazanym w e-ZLA, a także w miejscu pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej. W uzasadnionych przypadkach kontrola może objąć również inną lokalizację. Kontrolujący ma prawo poprosić o dokument potwierdzający tożsamość oraz wyjaśnienia dotyczące sprawdzanej sytuacji. Może również zwrócić się o dodatkowe informacje do płatnika składek lub lekarza prowadzącego.

Uprawnienia kontrolujących są jednak ograniczone przepisami. Osoba przeprowadzająca kontrolę powinna przedstawić dokument tożsamości i upoważnienie oraz poinformować pracownika o przysługujących mu prawach. Nie może żądać ujawnienia diagnozy ani przyczyny niezdolności do pracy. Ma także obowiązek zachowania poufności informacji dotyczących życia prywatnego.

Pracownik powinien umożliwić przeprowadzenie czynności sprawdzających i udzielić wyjaśnień dotyczących ich zakresu. Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół. Od momentu jego otrzymania pracownik ma siedem dni na zgłoszenie zastrzeżeń i wskazanie dowodów na ich poparcie. Jeśli ZUS wyda niekorzystną decyzję dotyczącą prawa do świadczenia, można odwołać się do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w terminie miesiąca od jej doręczenia.

Nie każde wyjście z domu oznacza nadużycie

Jak podkreślają eksperci Grupy Progres, pracodawcy mogą zwracać uwagę na powtarzające się krótkie zwolnienia, kolejne zaświadczenia wystawiane przez różnych lekarzy czy naprzemienne korzystanie z zasiłku chorobowego i opiekuńczego. Wątpliwości może budzić również podejrzenie wykonywania pracy zarobkowej podczas L4 albo podejmowania aktywności, które nie służą rekonwalescencji. Żadna z tych okoliczności sama w sobie nie przesądza jednak o niewłaściwym wykorzystaniu zwolnienia.

Magda Dąbrowska zaznacza, że podstawą kontroli powinny być konkretne sygnały, a nie same przypuszczenia. Celem sprawdzenia jest ustalenie, czy zachowanie pracownika pozostaje zgodne z przeznaczeniem zwolnienia, a nie automatyczne uznawanie określonych zachowań za naruszenie przepisów.

Granice interpretacji pokazuje jedna ze spraw rozpatrywanych przez sąd. ZUS odmówił zasiłku osobie, która podczas zwolnienia wyszła z domu, aby zawieźć psa na zabieg weterynaryjny i przekazać rehabilitantowi wyniki badań drugiego zwierzęcia. Sąd przyznał rację ubezpieczonej, wskazując, że opieka nad zwierzętami i wizyty u weterynarza mogą należeć do zwykłych czynności dnia codziennego.

Sam fakt opuszczenia domu nie przesądza zatem o nieprawidłowym wykorzystywaniu L4. Znaczenie ma to, czy konkretna aktywność utrudnia leczenie, może wydłużyć rekonwalescencję lub pozostaje sprzeczna z zaleceniami związanymi ze stanem zdrowia. Zwolnienie nie oznacza konieczności całkowitego zaprzestania codziennych czynności, ale podejmowane działania należy oceniać w kontekście celu, w jakim zostało wystawione.

Utrata zasiłku, zwrot świadczenia, a nawet zwolnienie z pracy

Nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia może mieć konsekwencje finansowe i zawodowe. Ubezpieczony może stracić prawo do zasiłku za cały okres objęty zwolnieniem. Jeśli świadczenie zostało już wypłacone, a ZUS uzna je za nienależnie pobrane, może zażądać jego zwrotu wraz z odsetkami. Przy średniej dziennej wysokości zasiłku wynoszącej w lipcu 2026 r. 165 zł utrata świadczenia za 14 dni oznaczałaby ok. 2310 zł, a za 30 dni 4950 zł. Ostateczna kwota zależy od wysokości zasiłku przysługującego konkretnej osobie oraz okresu, którego dotyczy decyzja.

Konsekwencje mogą dotyczyć również zatrudnienia. W zależności od okoliczności i wagi naruszenia pracodawca może zastosować upomnienie lub naganę. W poważniejszych przypadkach możliwe jest rozwiązanie umowy o pracę, również bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeśli spełnione są ustawowe przesłanki.

Nie każda wątpliwość dotycząca sposobu wykorzystywania zwolnienia ani samo wszczęcie kontroli uzasadniają jednak odebranie świadczenia lub zwolnienie dyscyplinarne. Konieczna jest ocena okoliczności konkretnej sprawy i ustalenie, czy doszło do naruszenia obowiązujących zasad.

– Choroba jest naturalną częścią życia zawodowego, a pracownik musi mieć czas i warunki, by wrócić do zdrowia. Jednocześnie skala absencji chorobowej stanowi realne wyzwanie dla pracodawców, którzy muszą zapewnić ciągłość działania i organizować pracę zespołów. Dlatego tak ważne jest odpowiedzialne korzystanie ze zwolnień lekarskich. Nadużycia uderzają nie tylko w firmy, ale także w osoby, które rzeczywiście potrzebują leczenia. Podważają zaufanie i sprawiają, że większą uwagę mogą przyciągać również przypadki, w których nie ma żadnych nieprawidłowości. Skuteczne i prowadzone zgodnie z prawem kontrole pomagają chronić zarówno interes pracodawców, jak i tych pracowników, którzy naprawdę potrzebują czasu na powrót do zdrowia – podsumowuje Magda Dąbrowska.

Czytaj także:

ZUS miał płacić chorobowe od pierwszego dnia. Przedsiębiorcy czekają na zmiany

4,7 tys. zwolnień z kodem C w pół roku. Woj. śląskie w czołówce

Ślązacy na chorobowym. Ponad 17,5 mln dni nieobecności w pracy