27 kwietnia zaczęły obowiązywać przepisy wprowadzające pełną cyfryzację procedur związanych z legalizacją pobytu cudzoziemców. 4 maja uruchomiony zostanie również nabór wniosków o kartę CUKR dla osób objętych ochroną czasową. Nowe rozwiązania mają usprawnić i przyspieszyć postępowania administracyjne, jednak ich wdrożenie następuje w okresie dużego obciążenia urzędów i przy rosnącej liczbie potencjalnych wnioskodawców. Pierwsze doświadczenia z funkcjonowania systemu wskazują, że wymaga on jeszcze dopracowania.

Obecnie jedyną drogą złożenia wniosku o pobyt jest system MOS 2.0. Wnioskodawca musi samodzielnie założyć konto, posiadać profil zaufany i podpisać dokument elektronicznie. W przypadku gdy podstawą pobytu jest praca lub nauka, do procedury włącza się również pracodawca albo instytucja edukacyjna, która zobowiązana jest do uzupełnienia danych i podpisania dokumentów zgodnie z zasadami reprezentacji. Oznacza to, że skuteczne złożenie wniosku zależy od współpracy kilku podmiotów i zachowania określonych terminów.

Jak wskazuje Julia Nowicka, ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Grupie Progres, obecna konstrukcja systemu nie pozwala na pełną samodzielność wnioskodawcy. – Dziś cudzoziemiec nie jest w stanie samodzielnie złożyć wniosku, a przy tym system nie pozostawia miejsca na błędy formalne. Już na etapie jego wypełniania wskazuje adres e-mail organizacji, która otrzymuje dedykowany link i ma obowiązek uzupełnić dane dotyczące warunków pobytu i zatrudnienia. Konieczna jest więc reakcja wskazanego podmiotu, który musi działać w określonym czasie i zgodnie z przyjętym trybem reprezentowania. Podpis musi złożyć osoba uprawniona – często członek zarządu – co dodatkowo wydłuża i komplikuje proces po stronie firm. Dopiero po wykonaniu tych czynności wniosek uznaje się za skutecznie złożony. Jeśli coś się nie zgra – wniosek nie powstaje i nie przechodzi przez system – tłumaczy.

Choć przepisy dopuszczają możliwość złożenia wniosku nawet w ostatnim dniu legalnego pobytu, w praktyce nowe rozwiązania wymagają znacznie wcześniejszego rozpoczęcia procedury. Julia Nowicka wskazuje, że bezpiecznym rozwiązaniem jest rozpoczęcie działań z wyprzedzeniem co najmniej jednego do trzech miesięcy. Niedotrzymanie terminu złożenia wniosku skutkuje utratą legalnego statusu pobytu, a to wiąże się z konsekwencjami zarówno dla cudzoziemca, jak i pracodawcy. Obejmują one utratę prawa do pracy i możliwość nałożenia kar finansowych sięgających 3-50 tys. zł, a także ryzyko kontroli. – Widzę realne ryzyko, że część cudzoziemców wbrew swojej woli trafi na szarej strefy, a ich pobyt zostanie uznany za nielegalny – nie z powodu naruszenia przepisów, ale z powodu niewiedzy i braku możliwości przejścia przez procedurę – ocenia ekspertka.

Wprowadzenie nowych zasad następuje w momencie, gdy administracja publiczna mierzy się już z dużą liczbą spraw w toku. Dane Najwyższej Izby Kontroli wskazują na wielomiesięczne opóźnienia w wydawaniu decyzji i znaczną liczbę nierozpatrzonych wniosków. W niektórych urzędach liczba prowadzonych postępowań liczona jest w dziesiątkach tysięcy, a na jednego pracownika przypada kilkaset spraw. W woj. dolnośląskim zaległości sięgają 60,6 tys. postępowań, a czas oczekiwania na decyzję w skrajnych przypadkach wynosi nawet trzy lata. Dodatkowo pojawiają się koszty związane z przewlekłością postępowań.

Skala wyzwań rośnie wraz z liczbą obcokrajowców przebywających w Polsce. – Niestety duża część cudzoziemców nie wie, czym jest profil zaufany ani jak korzystać z podpisu elektronicznego. Brakuje też urzędników, którzy mogliby to wyjaśnić, a dodatkową barierą jest nieznajomość języka polskiego. W efekcie wiele osób nie jest w stanie samodzielnie przejść przez proces elektronicznej procedury i często nie ma też realnego wsparcia w jego obsłudze – zwraca uwagę Julia Nowicka.

Dodatkowe obciążenie dla systemu pojawi się wraz z uruchomieniem wniosków o kartę CUKR dla osób objętych ochroną czasową. Liczba potencjalnych wniosków liczona jest w setkach tysięcy, co może przełożyć się na dalsze wydłużenie czasu rozpatrywania spraw. Choć przepisy przewidują 180 dni na rozpatrzenie spraw, dotychczasowe doświadczenia wskazują, że ich dotrzymanie może być trudne. – Przed nami ogromna liczba wniosków – nawet ok. 800 tys. i więcej w mniej niż rok. To nie jest zwykłe obciążenie administracyjne, tylko skala, która realnie wpływa na wydolność całego systemu. Urzędy będą musiały jednocześnie obsługiwać nowe sprawy i nadrabiać już istniejące zaległości, co w praktyce oznacza ryzyko dalszego wydłużania terminów – wskazuje ekspertka.

Jednocześnie część cudzoziemców może nie spełniać warunków uzyskania nowych dokumentów, co oznacza brak możliwości skorzystania z tej ścieżki legalizacji pobytu. W połączeniu z rosnącą liczbą wniosków i wydłużającymi się procedurami może to prowadzić do zwiększenia ryzyka wykluczenia części osób z systemu. Dodatkowo wraz ze wzrostem stopnia skomplikowania procedur rośnie także ryzyko pojawienia się nieformalnych usług pośrednictwa przy składaniu wniosków.

Pierwsze dni funkcjonowania systemu MOS 2.0 pokazują, że mimo kierunku zmian zgodnego z cyfryzacją administracji publicznej wdrożenie nastąpiło w warunkach ograniczonego przygotowania użytkowników i samego narzędzia. Jak wskazuje Grupa Progres, zgłaszane są pytania dotyczące możliwości składania wniosków w formie papierowej, a także problemy techniczne i formalne, w tym niezgodności formularzy z obowiązującymi przepisami. Dodatkowe utrudnienia dotyczą obsługi systemu po stronie pracodawców, gdzie brak możliwości zapisu czy edycji formularzy wymusza działanie w czasie rzeczywistym. W ocenie ekspertów oznacza to, że w początkowej fazie funkcjonowania nowy system może generować dodatkowe bariery i zwiększać ryzyko błędów, zanim zacznie spełniać swoją docelową rolę usprawnienia procedur.

fot. magnific.com
oprac. /kp/