W 2026 r. polski rynek pracy i otoczenie regulacyjne dla biznesu staną przed szeregiem zmian, które będą wymagały od pracodawców i pracowników odpowiedniego przygotowania. Nowe przepisy obejmą zarówno kwestie wynagrodzeń i form zatrudnienia, jak i organizację pracy działów kadr czy obieg dokumentów w firmach.

Skala planowanych reform sprawia, że nadchodzący rok może okazać się jednym z bardziej wymagających pod względem dostosowania się do nowych zasad. – Część z nadchodzących zmian, jak transparentność płac czy eliminowanie z rynku pracy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych bądź umów B2B, będzie miała głębszy wpływ na struktury firmowe oraz ogólne polityki dotyczące wynagrodzeń i zatrudniania nowych pracowników. Inne z kolei będą miały bardziej doraźne, ale skumulowane konsekwencje, co nadal oznacza konieczność przygotowania się na zmiany, okres bardziej natężonej pracy, szkolenia z nowych technologii i digitalizacji dokumentów kadrowo-płacowych – ocenia Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.

Jedną z kluczowych zmian będzie wejście w życie regulacji wdrażających unijną dyrektywę o transparentności płac, której celem jest ograniczenie nierówności wynagrodzeń i wzmocnienie zasady równego traktowania. Od 24 grudnia tego roku zaczną obowiązywać przepisy zobowiązujące pracodawców do informowania kandydatów o oferowanym wynagrodzeniu, a w kolejnym etapie wprowadzane będą rozwiązania dotyczące struktury płac w organizacjach i raportowania różnic wynagrodzeń. – Organizacje będą musiały się przyjrzeć swojej strukturze stanowisk i przypisanych do nich zarobków. To wywoła dyskusje na temat – uzasadnionych lub nie – różnic w wynagrodzeniach na poziomie konkretnych stanowisk i działów. Zbyt duża luka płacowa, przekraczająca 5%, będzie wymagała szczególnej uwagi i podejmowania działań mających na celu minimalizację rozbieżności – zapowiada Tomasz Czerkies.

Istotne znaczenie będą miały również zmiany w zasadach naliczania stażu pracy. Nowe przepisy umożliwią wliczanie do stażu okresów przepracowanych na podstawie umów cywilnoprawnych lub w ramach działalności gospodarczej. Dla wielu pracowników może to oznaczać wyższe dodatki stażowe lub prawo do nagród, jednak procedura ta będzie wymagała od nich złożenia odpowiedniego wniosku i udokumentowania stażu. Jak podkreśla ekspert, działy kadr i płac muszą liczyć się z dodatkowym obciążeniem administracyjnym, ponieważ ustawa nie przewiduje ograniczeń czasowych na składanie takich wniosków. – Od stycznia lub maja 2026 r. (w zależności od tego, czy pracodawca należy do jednostek sektora finansów publicznych), kadry muszą ustalić zasady rozpatrywania wniosków i komunikacji z pracownikami w tym zakresie, by cały proces był możliwie efektywny i sprawny – dodaje.

Rozszerzone zostaną kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy. Jak komentuje Tomasz Czerkies, w kraju, w którym miliony osób pracują w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej lub umów cywilnoprawnych, większy nacisk na kontrolę prawidłowości tych form współpracy może budzić niepokój. – Czy czeka nas masowe przekształcanie umów? Prawdopodobnie nie, jednak w przypadku zawierania nowych umów pracodawcy będą częściej decydować się na umowy o pracę. Dla pracownika to oznacza lepszą ochronę pracy, natomiast dla pracodawcy – więcej zadań związanych z obsługą listy płac. W wielu wypadkach firmy będą więc profesjonalizować proces payrollu, stawiając na sprawdzone oprogramowanie, automatyzujące naliczanie płac i eliminujące ludzkie pomyłki – wskazuje radca prawny.

Kolejnym obszarem zmian będzie dalsza cyfryzacja dokumentacji firmowej. Od stycznia 2026 r. więcej przedsiębiorstw zacznie korzystać z systemu e-Doręczeń, który zastąpi tradycyjną korespondencję urzędową. Choć rozwiązanie to ma być szybkie i bezpłatne, dla wielu firm oznaczać będzie konieczność nauki obsługi nowego systemu i zmiany sposobu archiwizacji dokumentów. – Wkrótce też wszyscy będziemy mieć częściej do czynienia z podpisami elektronicznymi. Instytucje publiczne będą np. podpisywać nowe umowy o pracę tylko w formie elektronicznej. Każdy z nas otrzyma pakiet e-podpisów do wykorzystania za pośrednictwem profilu zaufanego, prostszych w obsłudze niż kwalifikowany podpis elektroniczny. I dla pracodawców, i dla pracowników oznacza to jedno: dalsze oswajanie się z cyfryzacją, zmianę procesów związanych z obiegiem dokumentów i mniej papieru – podsumowuje Tomasz Czerkies.

fot. freepik.com
oprac. /kp/