Przedsiębiorcy muszą przygotować się na nowe obowiązki. Od 1 stycznia 2025 r. zaczną w Polsce powszechnie obowiązywać e-Doręczenia, a część firm będzie musiała prowadzić korespondencję z urzędami wyłącznie w formie elektronicznej.

Jak wyjaśnia wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski, e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. – Korzystać z niej muszą przede wszystkim urzędy oraz podmioty publiczne, ale przedsiębiorcy powinni pamiętać, że ten obowiązek dotyczy również ich. W pierwszym etapie obejmie on podmioty, które po nowym roku będą składać wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz będą rejestrować się w Krajowym Rejestrze Sądowym – wskazuje. Nowy system pozwala na wysyłanie i odbieranie korespondencji cyfrowej ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Umożliwia też pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Docelowo usługa zastąpi tradycyjne przesyłanie pism urzędowych drogą pocztową, a także korespondencję prowadzoną przez ePUAP.

E-doręczenia dla firm wprowadzane są stopniowo. Od 1 stycznia 2025 r. nowi przedsiębiorcy muszą założyć skrzynkę e-Doręczeń podczas rejestracji firmy, z kolei przedsiębiorstwa zarejestrowane w CEIDG wcześniej mają na to czas do 1 października 2026 r. Wyjątkiem są przedsiębiorcy aktualizujący dane w CEIDG po 30 czerwca 2025 r. – oni muszą mieć skrzynkę już przy składaniu wniosku. Natomiast w przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia 2025 r. stosowanie e-Doręczeń obowiązkowe będzie od 1 kwietnia 2025 r. Adres do doręczeń elektronicznych będą musiały posiadać również inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS jak fundacje czy stowarzyszenia.

Jakie korzyści dla przedsiębiorców płyną z e-Doręczeń? Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla, że dzięki nowemu systemowi już niebawem list polecony z urzędu będzie można odebrać przez Internet. – Dla wielu przedsiębiorców to szansa, by zapomnieć o awizie w skrzynce i czasie spędzonym na poczcie w kolejce po odbiór pisma urzędowego. e-Doręczenia pozwalają również odpowiadać na korespondencję z instytucji publicznych – z dowolnego miejsca i o każdej porze. W przypadku firm będzie to oszczędność czasu i kosztów przesyłania dokumentów. Szybsza wymiana informacji przekłada się na krótszy czas załatwiania spraw urzędowych, co jest istotne w przypadku prowadzenia firmy. Dzięki powiadomieniom można od razu sprawdzić, kto jest nadawcą wiadomości wysłanej poprzez e-Doręczenia. Co ważne, korespondencja trafi do adresata, nawet gdy przedsiębiorca zmieni lokalizację swojego biura. Dla firm istotny jest również fakt, że e-Doręczenia są całkowicie bezpieczne i chronione zaawansowanymi metodami szyfrowania i sprawdzania tożsamości – wymienia resort.

Firmy będą mogły prowadzić korespondencję elektroniczną z urzędami miast i gmin, starostwami, urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego czy ministerstwami. Dla organów wymiaru sprawiedliwości przewidziano dłuższy okres przejściowy, do 1 października 2029 r.

Aby korzystać z e-Doręczeń, należy złożyć wniosek o adres i skrzynkę na stronie Biznes.gov.pl, a od 1 stycznia 2025 r. również składając wniosek CEIDG. Założenie adresu do doręczeń elektronicznych przez danego przedsiębiorcę oznacza jednocześnie wskazanie tego adresu jako właściwego do korespondencji urzędowej. Należy pamiętać, że od momentu wpisania adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń będą doręczały korespondencję na ten adres.

fot. freepik.com
oprac. /kp/