Prowadząc działalność gospodarczą związaną ze sprzedażą detaliczną na rzecz osób fizycznych, obowiązek posiadania urządzenia fiskalnego jest nieodwołalny i czeka każdego przedsiębiorcę. W zależności od branży w jakiej działa, obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy czy drukarki fiskalnej może być natychmiastowy lub przesunięty w czasie.

Wybierając urządzenie należy skonfrontować plan na najbliższe lata ze swoimi potrzebami i chęcią rozwoju, po to by wybrać urządzenie ułatwiające prowadzenie działalności przez kilka najbliższych lat. Nie wszyscy wiedzą jednak, że istnieją dwa rodzaje urządzeń rejestrujących, a jakie są między nimi różnice dowiadują się za późno. Wówczas nie pozostaje nic innego jak męczyć się z tym, co kupili albo drugi raz wydać pieniądze na nowe urządzenie, nie uzyskując za nie zwrotu z Urzędu Skarbowego.

Kasa fiskalna

Najistotniejszą cechą kasy fiskalnej jest to, że za jej pomocą możemy prowadzić sprzedaż bez potrzeby posiadania komputera. Jest ona samodzielnym urządzeniem, wystarczającym do rejestrowania sprzedaży, z możliwością podłączenia do niej np. czytnika kodów kreskowych, terminala płatniczego, wagi czy szuflady. Kasa fiskalna przechowuje bazę towarów i pozwala wystawić paragon dzięki wbudowanej klawiaturze. Kupując nową kasę, należy wprowadzić do niej dane o wszystkich sprzedawanych produktach i oferowanych usługach (tzw. PLU), wpisując dwie najważniejsze informacje: nazwę oraz stawkę VAT. Po uzupełnieniu bazy i informacji dodatkowych o towarach można rozpocząć sprzedaż.

Kasa fiskalna nie jest przystosowana do prowadzenia sprzedaży za pomocą programu komputerowego. Niektóre z nich można połączyć z komputerem, jednak kasa nie daje możliwości wydruku paragonu wystawionego na komputerze oraz rejestrowania stanów magazynowych w czasie rzeczywistym.

W dłuższej perspektywie, przy posiadaniu dużej bazy towarowej i częstej sprzedaży korzystanie z kasy fiskalnej staje się uciążliwe. Zapamiętanie lub przeszukiwanie całej bazy kodów PLU, dodawanie nowych towarów oraz wystawianie dużej ilości paragonów na niewielkiej klawiaturze wyraźnie spowalnia sprzedaż. Kontrolowanie stanów magazynowych, przygotowywanie zamówień oraz kontrolowanie sprzedaży jest utrudnione.

Kasy fiskalne są przede wszystkim dedykowane głównie dla małych i średnich punktów sprzedażowych, gdzie właściciela nie interesuje stan magazynowy oraz dla punktów usługowych.

Drukarka fiskalna

Najważniejszą cechą drukarki fiskalnej jest fakt, że do prowadzenia sprzedaży niezbędne jest posiadanie komputera, a paragony dla klientów detalicznych są drukowane bezpośrednio z programu magazynowego. Drukarka realizuje wówczas dwie funkcje: drukuje obowiązkowy paragon fiskalny oraz rejestruje wartość obrotu i podatku VAT w pamięci fiskalnej, co jest wymogiem ustawowym w zakresie fiskalizacji firm. Z panelu drukarki można wykonać raport dobowy, miesięczny, zaś wszystkie inne operacje wykonuje program sprzedaży. Warto też dodać, że drukarki posiadają pojemność towarów na poziomie kilkuset tysięcy kodów, co wyraźnie wskazuje ich zastosowanie: sprzedaż dużego asortymentu, dokładna gospodarka magazynowa, sprzedaż hurtowa lub rozbudowana sprzedaż detaliczna (sklepy spożywcze, przemysłowe, hurtownie). Nieodzownym będzie stosowanie drukarki fiskalnej również tam, gdzie wykorzystuje się specjalistyczne oprogramowanie np. gastronomia, hotelarstwo, przychodnie medyczne, apteki, sieciowe salony sprzedaży. W tych przypadkach główny nacisk stawia się na oprogramowanie, w którym wykonuje się wszystkie operacje handlowe.