Od 8 lipca obowiązują zmienione przepisy, które mają usprawnić współpracę między Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową. Nowe rozwiązania zakładają szybszą wymianę informacji pomiędzy instytucjami, dzięki czemu ustalenia kontroli mogą stać się podstawą do dalszych działań prowadzonych przez ZUS i KAS.

W 2025 r. do PIP wpłynęło ponad 50,5 tys. skarg, czyli o ponad 15% więcej niż rok wcześniej. Inspektorzy przeprowadzili ok. 55 tys. planowych kontroli i ponad 22,7 tys. interwencji będących odpowiedzią na zgłoszenia pracowników. Od lipca zmienia się jednak nie tylko skala działań kontrolnych, ale również sposób wykorzystywania ich wyników.

Zgodnie z nowymi przepisami informacje zgromadzone podczas kontroli PIP będą mogły być sprawniej przekazywane do ZUS i KAS. Oznacza to, że stwierdzone nieprawidłowości dotyczące zatrudnienia, odprowadzania składek czy rozliczeń podatkowych mogą skutkować wszczęciem postępowań także przez inne instytucje. Kontrola prowadzona przez PIP może więc stać się początkiem szerszej weryfikacji obejmującej kilka obszarów działalności przedsiębiorstwa.

Nowy model ma zwiększyć spójność danych wykorzystywanych przez instytucje publiczne. Rozbieżności w dokumentacji, zgłoszeniach do ubezpieczeń społecznych lub rozliczeniach podatkowych będą mogły być szybciej identyfikowane i analizowane, co może skrócić czas prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych. – Dotychczas przedsiębiorcy często traktowali kontrolę PIP jako zamknięty proces: kontrola, protokół, ewentualna korekta i koniec sprawy. Od 8 lipca ten schemat się rozpada. Ustalenia jednego organu mogą stać się impulsem do działań innych instytucji, które patrzą już na te same dane przez własne pryzmaty – składkowy i podatkowy. Zamiast jednej reakcji, np. korekty, mogą pojawić się także decyzje o nałożeniu kar lub obowiązek dopłat wynikających z innych reżimów prawnych, a dopiero później sprawa zostaje definitywnie zamknięta. Ryzyko przestaje być więc jednorazowym zdarzeniem, a staje się procesem rozciągniętym w czasie i między instytucjami – tłumaczy Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres.

Zmiany obejmują również osoby zatrudnione. Choć nowe przepisy nie nakładają na pracowników dodatkowych obowiązków, ich dane dotyczące zatrudnienia, składek i rozliczeń będą częściej analizowane w ramach współpracy PIP, ZUS i KAS. Ma to ułatwić wykrywanie ewentualnych niezgodności pomiędzy dokumentacją prowadzoną przez różne instytucje. – Zmiana jest istotna dla wielu osób, ponieważ rynek pracy jest złożony i obejmuje liczne formy zatrudnienia odbiegające od modelu standardowego, w tym łączenie etatu z umowami B2B i współpracę z kilkoma podmiotami jednocześnie, co wymaga spójności danych dotyczących składek, czasu pracy oraz podstawy zatrudnienia w różnych rejestrach. Szczególnie widoczne jest to w sytuacjach spornych, gdy kwestionowany jest charakter współpracy lub występują rozbieżności między opisem relacji przez strony a dokumentacją i rozliczeniami, co powoduje konieczność analizy opartej nie tylko na oświadczeniach, lecz także na zestawieniu informacji z wielu systemów. Jednocześnie zmienia się tempo działania instytucji, nieprawidłowości mogą być identyfikowane wcześniej, zanim przełożą się na skutki w obszarze świadczeń lub ubezpieczeń – wskazuje ekspertka. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego w 2025 r. ponad 680 tys. osób pracowało w więcej niż jednym miejscu, a w pierwszym kwartale 2026 r. liczba ta wzrosła do 691 tys.

Nowelizacja przewiduje także wyższe sankcje za naruszenia przepisów prawa pracy. Od 8 lipca inspektorzy PIP mogą nakładać mandaty w wysokości do 5 tys. zł. Wzrastają również grzywny orzekane przez sądy. Za większość wykroczeń przeciwko prawom pracownika będą one wynosić od 2 tys. do 60 tys. zł, natomiast w przypadku najpoważniejszych naruszeń, w tym związanych z nielegalnym zatrudnieniem, mogą sięgnąć od 3 tys. do 90 tys. zł.

Konsekwencje finansowe dla przedsiębiorców mogą wykraczać poza sam mandat. Jeżeli wyniki kontroli zostaną przekazane do ZUS lub KAS, firma może zostać zobowiązana do skorygowania rozliczeń, opłacenia zaległych składek, podatków i należnych odsetek.

W związku z nowymi przepisami przedsiębiorcy powinni zweryfikować nie tylko dokumentację, ale również sposób organizacji pracy. Szczególne znaczenie będzie miała zgodność rzeczywistego charakteru współpracy z zawartymi umowami. Ryzyko zakwestionowania stosowanych form zatrudnienia może wzrosnąć w sytuacjach, gdy osoby formalnie współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B wykonują obowiązki w warunkach typowych dla stosunku pracy, takich jak stałe godziny pracy, podporządkowanie służbowe czy brak możliwości powierzenia zadań zastępcy.

Specjaliści podkreślają, że przedsiębiorstwa powinny analizować ryzyko nie tylko z perspektywy prawa pracy, ale również przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i podatków. Coraz większego znaczenia nabiera bowiem spójność dokumentacji oraz zgodność modelu zatrudnienia z rzeczywistym sposobem wykonywania pracy, ponieważ ustalenia jednej instytucji mogą stać się podstawą działań podejmowanych przez kolejne organy. – Właściwe rozpoznanie tych sygnałów na wczesnym etapie pozwala ograniczyć ryzyko błędnej kwalifikacji współpracy i uniknięcia konsekwencji finansowych – podsumowuje Magda Dąbrowska.

Czytaj także: Kontrole w przedsiębiorstwach. PIP i fiskus uznawane za najbardziej uciążliwe

fot. magnific.com
oprac. /kp/