Przedsiębiorstwa mogą otrzymywać dziesiątki, a nawet setki aplikacji od kandydatów, ale tylko niewielka część z nich przechodzi przez cały proces rekrutacyjny. Z danych Grupy Progres wynika, że spośród wszystkich osób zgłaszających się na dane stanowisko do rozmowy kwalifikacyjnej dociera ok. 38% osób, a pierwszego dnia pracy pojawia się zaledwie 12%.

Na każdym etapie procesu rekrutacji część osób rezygnuje. Niektórzy nie odpowiadają na kontakt ze strony rekrutera lub nie pojawiają się na umówionej rozmowie, inni wycofują się po poznaniu szczegółowych warunków zatrudnienia. Zdarza się również, że kandydat przyjmuje ofertę, ale ostatecznie wybiera inną propozycję. Przykładowy model przygotowany przez Grupę Progres na podstawie procesów rekrutacyjnych prowadzonych dla zakładów pracy w dużych miastach pokazuje, jak zmienia się liczba kandydatów na kolejnych etapach. Spośród wszystkich osób rozpoczynających proces ok. 38% dociera do rozmowy kwalifikacyjnej, 23% otrzymuje ofertę, 17% ją przyjmuje, a tylko 12% faktycznie rozpoczyna pracę.

Istotnym problemem są również nieobecności na kolejnych etapach. W przypadku kandydatów zaproszonych na rozmowę kwalifikacyjną Grupa Progres odnotowuje ok. 30% nieobecności. Natomiast wśród osób, które zaakceptowały ofertę, 10–15% nie pojawia się pierwszego dnia pracy.

Tempo zatrudnienia zależy przy tym od rodzaju stanowiska. W przypadku pracy w sektorze produkcyjnym i logistycznym, jeśli nie są wymagane dodatkowe badania, cały proces może zakończyć się w ciągu tygodnia. Jeżeli konieczne jest przeprowadzenie badań sanepidowskich, procedura może wydłużyć się o około dwa tygodnie.

Jak podkreśla Łukasz Przesmycki, Dyrektor Regionu w Grupie Progres, samo zainteresowanie ofertą nie oznacza jeszcze gotowości do podjęcia pracy. – Szczególnie w okresach, gdy na rynku pojawia się dużo ofert, kandydaci mają możliwość prowadzenia kilku procesów jednocześnie i zabezpieczają sobie kilka opcji. Mogą zaakceptować więcej niż jedną propozycję, a ostatecznie wybrać tę, która najlepiej odpowiada ich aktualnej sytuacji. Wysokość wynagrodzenia jest ważna, ale równie istotne mogą być zmiany, dojazd, charakter pracy czy marka pracodawcy. Dlatego firmy powinny patrzeć na rekrutację nie jak na pojedynczą kampanię, ale jak na cały proces, w którym każda kolejna decyzja kandydata może przesądzić o tym, czy wakat zostanie rzeczywiście obsadzony – podkreśla.

Justyna Lach, Dyrektor Linii Progres HR Logistics w Grupie Progres, wskazuje, że średnio 20–30% kandydatów rezygnuje z procesu przed rozpoczęciem pracy. Najczęściej decyzja zapada na etapie przedstawiania oferty, jeszcze przed podpisaniem umowy. Wśród najważniejszych powodów wymieniane są przede wszystkim wynagrodzenie, system zmianowy, czas dojazdu i warunki pracy. – Jeżeli w trakcie procesu pojawiają się nowe informacje albo okazuje się, że rzeczywiste warunki różnią się od jego oczekiwań, może bardzo szybko zmienić decyzję. Dlatego szczególnie istotna jest spójność komunikacji – od pierwszego kontaktu aż po moment rozpoczęcia pracy. Nie chodzi wyłącznie o to, żeby przekonać kandydata do przyjęcia oferty, ale żeby miał on jasność, na jakie warunki się decyduje. Im mniej rozbieżności między obietnicą a rzeczywistością, tym większa szansa, że kandydat nie wypadnie z procesu tuż przed jego zakończeniem – przekonuje ekspertka.

Jak wynika z badania Grupy Progres „Rynek pracy 360”, tylko 27% ankietowanych wskazało, że podczas rekrutacji otrzymywało informacje dotyczące jej przebiegu oraz decyzji pracodawcy. Jednocześnie 11% badanych spotkało się z sytuacją, w której firma wycofała się z propozycji zatrudnienia mimo wcześniejszej deklaracji przyjęcia do pracy. Z kolei 3% kandydatów przyznało, że samodzielnie zrezygnowało z procesu bez poinformowania pracodawcy.

Problemy występują również po stronie kandydatów. W badaniu 68% pracodawców wskazało niewystarczające kompetencje jako jedno z wyzwań rekrutacyjnych, a dla 49% firm problemem była rezygnacja kandydata z udziału w rozmowie kwalifikacyjnej.

Jednym ze sposobów na ograniczenie liczby przypadkowych aplikacji może być większa transparentność ofert pracy. Po zmianach w Kodeksie pracy obowiązujących od 24 grudnia 2025 r. wiele firm zaczęło prezentować widełki wynagrodzeń już na etapie ogłoszenia. – To ważna zmiana sposobu myślenia o skuteczności rekrutacji. Mniejsza liczba CV nie musi oznaczać słabszego procesu, jeżeli większy odsetek osób, które aplikują, jest rzeczywiście zainteresowany ofertą i ostatecznie podejmuje pracę. Dla firm oznacza to konieczność patrzenia nie tylko na koszt pozyskania aplikacji czy ich liczbę, ale również na to, ile z nich zamienia się w realne zatrudnienie – tłumaczy Justyna Lach.

– Wyniki badania pokazują, że rekrutacja nie jest procesem jednostronnym. Pracodawcy mają swoje oczekiwania wobec kandydatów, ale również kandydaci oceniają sposób, w jaki firma prowadzi rekrutację. Informacja o kolejnych etapach, dotrzymywanie wcześniejszych deklaracji czy sprawna komunikacja wpływają na doświadczenie kandydata i jego decyzję o pozostaniu w procesie. W sytuacji, gdy firmy konkurują o pracowników, każdy z tych elementów może mieć znaczenie dla tego, czy rekrutacja zakończy się faktycznym zatrudnieniem – podsumowuje Łukasz Przesmycki.

fot. magnific.com
oprac. /kp/