Wspólne zakupy usług ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności cywilnej stają się coraz częściej wykorzystywanym rozwiązaniem w samorządach, które poszukują sposobów na bardziej efektywne gospodarowanie środkami publicznymi. Jak podkreślają przedstawiciele woj. Śląskiego i woj. mazowieckiego, współpraca pomiędzy jednostkami samorządowymi pozwala nie tylko ograniczyć koszty, ale także uporządkować system ochrony ubezpieczeniowej i zwiększyć bezpieczeństwo instytucji publicznych.

Jak tłumaczy Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, kluczową rolę odgrywa efekt skali, który powstaje dzięki połączeniu potrzeb wielu podmiotów, takich jak urzędy, placówki edukacyjne, instytucje kultury czy jednostki ochrony zdrowia. – Doświadczenia z realizowanych postępowań pokazują, że wspólne zakupy pozwalają uzyskać oszczędności rzędu kilkunastu, a w niektórych przypadkach nawet kilkudziesięciu procent w porównaniu do kosztów ponoszonych wcześniej przez jednostki działające indywidualnie. Najczęściej przekłada się to na obniżenie składki ubezpieczeniowej o 10–30%, zastąpienie kilku odrębnych polis jedną, bardziej kompleksową umową i rozszerzenie zakresu ochrony bez proporcjonalnego wzrostu kosztów. Dla większych jednostek i instytucji oznacza to oszczędności liczone w setkach tysięcy złotych w skali roku, natomiast dla mniejszych podmiotów – realne odciążenie budżetu przy jednoczesnym wzmocnieniu ochrony ubezpieczeniowej – podkreślają władze woj. śląskiego.

Wspólne zakupy pozwalają także na ujednolicenie standardów ochrony ubezpieczeniowej. Dotyczy to zarówno ochrony majątku, obejmującej budynki, infrastrukturę czy wyposażenie, jak i ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej, zabezpieczających jednostki samorządu przed skutkami roszczeń osób trzecich. Jak wskazuje urząd, jednolite warunki polis zwiększają przejrzystość systemu, ułatwiają zarządzanie ryzykiem oraz pozwalają jasno określić procedury zgłaszania szkód i zakres odpowiedzialności ubezpieczyciela.

Przygotowanie wspólnych zakupów wymaga jednak odpowiedniej koordynacji i zaplecza organizacyjnego. Woj. śląskie podkreśla, że zapewnia uczestniczącym jednostkom wsparcie na każdym etapie procesu, począwszy od analizy potrzeb i identyfikacji ryzyk, aż po opracowanie dokumentacji przetargowej i wybór najkorzystniejszej oferty zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych. W wielu przypadkach samorządy korzystają również z pomocy brokerów ubezpieczeniowych, którzy wspierają negocjacje z towarzystwami ubezpieczeniowymi i pomagają dostosować zakres ochrony do specyfiki działalności poszczególnych instytucji.

Przedstawiciele samorządów zwracają uwagę, że korzyści ze wspólnych zakupów nie ograniczają się wyłącznie do aspektów finansowych. Model ten sprzyja wymianie doświadczeń pomiędzy jednostkami, zwiększa świadomość zarządzania ryzykiem oraz pozwala skuteczniej reagować na zmieniające się wyzwania związane z funkcjonowaniem administracji publicznej. W ich ocenie jest to przykład nowoczesnego i odpowiedzialnego podejścia do gospodarowania majątkiem publicznym.

Jak wskazuje Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, przykładem skutecznego wdrażania takiego rozwiązania jest woj. mazowieckie, które od kilku lat prowadzi stałą grupę zakupową obejmującą kilkadziesiąt podległych instytucji. W jej skład wchodzą m.in. jednostki kultury, placówki oświatowe, instytucje rynku pracy i podmioty zarządzające infrastrukturą wojewódzką. Urząd marszałkowski pełni w tym modelu rolę wspólnego zamawiającego i odpowiada za przygotowanie oraz prowadzenie postępowań przetargowych, w tym dotyczących usług ubezpieczeniowych. – Szczególnie istotnym przykładem jest konsolidacja ubezpieczeń majątkowych, OC oraz ubezpieczeń komunikacyjnych dla ponad 40 jednostek samorządu woj. mazowieckiego. Dzięki wspólnemu przetargowi uzyskano znaczącą redukcję kosztów – łączna składka została obniżona o ponad 30%, co przełożyło się na oszczędności rzędu ok. 280 tys. zł rocznie w porównaniu z wcześniejszymi, indywidualnymi polisami jednostek – podkreśla samorząd.

Doświadczenia te pokazują również, że wspólne zakupy ułatwiają skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem. Jednolity program ubezpieczeniowy pozwala lepiej identyfikować zagrożenia, właściwie określać sumy ubezpieczenia oraz wprowadzać spójne klauzule i limity odpowiedzialności dla wszystkich jednostek. Zdaniem przedstawicieli samorządu województwa efekt skali i profesjonalizacja procesu zakupowego sprzyjają długofalowym oszczędnościom oraz większej stabilności finansowej instytucji publicznych.

– Wspólne zakupy usług ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności cywilnej pokazują, że współpraca pomiędzy jednostkami województwa śląskiego realnie się opłaca. Dzięki skoordynowanym działaniom osiągamy wymierne oszczędności, a jednocześnie zapewniamy naszym jednostkom wysoki i jednolity poziom ochrony ubezpieczeniowej. To przykład odpowiedzialnego zarządzania środkami publicznymi i dobrych praktyk, które chcemy rozwijać także w kolejnych latach – podsumowuje Barbara Pepke, p.o. zastępcy dyrektora Departamentu Organizacji Urzędu w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego.

fot. arch. red.
oprac. /kp/