1200000 przygotowanych i przekazanych do wysłania przesyłek sądowych w 2017 roku. Ponad 500000 wysłanych tylko do końca kwietnia tego roku. Ogromna oszczędność publicznych pieniędzy oraz czasu urzędników sądowych. Z jego usług korzysta obecnie 25% polskich sądów...

W takich superlatywach możemy opisać stworzone w Raciborzu Centrum Obsługi Druku, które prężnie działa w budynku po byłym „poprawczaku” w Raciborzu, a o którym mało kto słyszał. – Urzędnicy sądowi w wielu wypadkach przeciążeni są pracą. Często zdarza się, że zamiast zajmować się protokołowaniem i zadaniami sekretarza sądowego, gro czasu spędzają na czynnościach, które można zautomatyzować, tj. drukowaniu, adresowaniu przesyłek, kopertowaniu, przekazywaniu korespondencji na biuro podawcze sądu, zbieraniu zwrotnych potwierdzeń odbioru (tzw. ZPO) i wielu podobnych rzeczach. Dzięki Centrum Obsługi Druku, te czynności ograniczyliśmy do minimum – tłumaczy Amadeusz Jędrzejczyk, dyrektor Sądu Okręgowego w Gliwicach, twórca COD.  – Potrzebowaliśmy systemu, który w znacznej mierze odbarczy i usprawni administracyjne procedury sądowe. To była potrzeba chwili i, jak się okazuje, COD doskonale w tym zakresie się spełnia – dodaje.


Amadeusz Jędrzejczyk, dyrektor Sądu Okręgowego w Gliwicach (po prawej), podczas konferencji prasowej podsumowującej dotychczasowe prace w budynku znanym raciborzanom jako „poprawczak”, gdzie działa już Centrum Obsługi Druku. Kiedy prace dobiegną końca, w XIX-wiecznym obiekcie będą znajdować się również: Prokuratura Rejonowa, Wydział Karny oraz Archiwum, do którego potrzeb przystosowano piwnice.
 

Stworzony przez informatyków podległych dyrektorowi Jędrzejczykowi system działa już obecnie w 102 polskich sądach, a zainteresowanie nim wyrażają kolejne. Nie wydaje się być to dziwnym, gdyż stworzony w tym celu program udostępniany jest sądom całkowicie „pro publico bono”. Odpada więc koszt kupna drogiej komercyjnej licencji, jak i później jej utrzymanie. – Z tego systemu może  korzystać  każdy, kto nas tylko o to poprosi. Gwarantujemy fachową, terminową obsługę drukowania, zakopertowania i przekazania do wysyłki przez operatora pocztowego w Raciborzu, jak i pełne wsparcie informatyczne przy korzystaniu z naszego programu. Dzięki zaopatrzeniu w specjalistyczny sprzęt jesteśmy w stanie obsłużyć znacznie więcej jednostek, do czego też zachęcam dyrektorów sądów – mówi twórca systemu.

Na czym jednak właściwie polega praca znajdującego się w Raciborzu Centrum Obsługi Druku? - Urzędnik, który właśnie sporządził pismo w jednym z wymienionych 102 sądów w Polsce, oznacza w systemie wydziałowym pismo (niewymagające podpisu własnoręcznego) przeznaczone dla COD. Aplikacja „Menadżer wydruku”, w tym samym sądzie, automatycznie wysyła to pismo drogą elektroniczną do raciborskiego COD. Tutaj pismo jest drukowane, kopertowane, w razie potrzeby zwrotkowane, przekazane do wysłania Poczcie. Następnie wysyłana jest od nas informacja zwrotna do urzędnika, że pismo zostało nadane.  Kiedy interesant otrzymuje pismo, potwierdza ten fakt poprzez podpis, który składa na tablecie będącym na wyposażeniu listonosza. Takie elektroniczne potwierdzenie znowu wysyłane jest bezpośrednio do odpowiedniego sądu.  Proszę sobie wyobrazić, jakie to są oszczędności m.in. czasu, ale i kosztów z tym związanych.  Nasze drukarki masowe są znacznie tańsze w eksploatacji, szybsze i wydajniejsze od małych urządzeń biurowych – z dumą tłumaczy dyrektor gliwickiego sądu. Nie należy mieć również obaw, że dane przesyłane do raciborskiego COD narażone są na ujawnienie. – Wszystkie przychodzące do nas pisma są odpowiednio szyfrowane. Nie zapisujemy i nie przechowujemy ich po wysłaniu na naszych serwerach, a dostęp do pomieszczenia jest ściśle nadzorowany i chroniony systemami. Nikt niepowołany nie ma możliwości tam wejść – dodaje.


Uzyskane korzyści z wdrożenia COD to m.in. redukcja kosztów wydruków na drogich w eksploatacji urządzeniach biurowych. Przy założeniu osiągnięcia przewidywanej na 2019 rok wydajności 200 tys. sztuk przesyłek COD miesięcznie (wykonanie za cały 2017 rok wyniosło 1 200 000 przesyłek) i pełnego wykorzystania elektronicznych potwierdzeń odbioru (EPO) do przesyłek COD - szacowane są oszczędności z tytułu samych materiałów eksploatacyjnych (zwrotki, toner do drukarki wysokonakładowej, zmniejszenie eksploatacji, serwisu i zakupu drukarek biurowych) bez uwzględniania oszczędności z kosztów pracy - na poziomie 137 tys. zł miesięcznie (tj. 1 mln 600 tys. zł rocznie  - w skali jednej dużej apelacji). Obecnie, w trakcie wdrożenia systemu jest kolejnych 40 sądów. Razem COD obsługuje (bądź wdraża do obsługi) 102 sądy, tj. więcej niż 1/4 w kraju.

Nasuwa się pytanie: jaki ma sens wysyłanie pisma z gdańskiego sądu do Raciborza, kiedy adresatem jest osoba mieszkająca również w Gdańsku? – Zawsze uśmiecham się, kiedy pada ten argument. Nie ma to żadnego znaczenia, gdyż Poczta Polska zobligowana jest do dostarczenia pisma w tym samym umownym terminie, bez względu na to, z jakiego miejsca w Polsce został list wysłany – wyjaśnia Amadeusz Jędrzejczyk.  

Pionierski, jak na jednostki administracji publicznej, system powstał po długim okresie pilotażu, który również wdrożony był w raciborskim sądzie. Od 2014 roku informatycy Jędrzejczyka udoskonalali system na każdym jego etapie. Reagowali na sugestie urzędników, co można by udoskonalić albo uprościć. Po ostatecznym jego wprowadzeniu do sądów, urzędnicy sami stwierdzili, że to bardzo ułatwia pracę i nie chcieliby wracać do obowiązków przysłowiowej „pani w okienku na poczcie”.  – Oczywiście, że zdarzały się pojedyncze przypadki nieufności do nowego rozwiązania. Po różnych wdrożeniach informatycznych w sądach, które w przeszłości zamiast zautomatyzować obowiązki urzędnika, skutkowały obciążeniem go nowymi technicznymi czynnościami, wiele osób podchodziło z pewną dozą ostrożności do jakiegokolwiek nowego rozwiązania IT. Ich wątpliwości zostały jednak szybko rozwiane, gdyż ten system po prostu zdejmuje z nich wybrane, czasochłonne czynności i w naturalny sposób doświadczeni pracownicy dążą do korzystania z COD przy każdej możliwej okazji – komentuje Jędrzejczyk.


Praca Amadeusza Jędrzejczyka została wysoko oceniona przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, który, na wniosek Komendanta Wojewódzkiego Policji w Katowicach, nagrodził go odznaczeniem państwowym - Brązowym Medalem Zasług dla Policji – za realizację poprzedniego projektu IT, automatyzującego przesyłanie nakazów doprowadzenia pomiędzy sądami a jednostkami policji. Z „eNakazu” wytworzonego w Sądzie Okręgowym w Gliwicach korzysta nieodpłatnie ponad 100 sądów z całego kraju.
 

Racibórz stał się rozpoznawalnym punktem na mapie polskiego sądownictwa. Z rozwiązań raciborskiej placówki chce korzystać coraz więcej sądów. Daje im to wymierne korzyści, jak i usprawnia ich pracę. – Myślę, że nasze moce przerobowe spokojnie wystarczą, aby obsłużyć wszystkie chętne sądy w kraju i to przy minimalnym nakładzie finansowym. Profesjonalny sprzęt, który jest w naszym użytkowaniu, jak i wykwalifikowana kadra, na pewno by sobie z tym zadaniem poradziły – z dumą podkreśla twórca COD. 

Dariusz Niestroj

Czytaj również: Budynek dawnego sądu w Raciborzu odzyskuje blask